Kada koristimo različite programe Microsoft 365 (Word, Excel, PowerPoint, itd.) gotovo uvijek se držimo zadanog formata svakog od njih. Ovdje ćemo objasniti neke prednosti čuvanja vaših Office datoteka u XML formatu za koje vjerovatno ne znate. Možda ćete od sada početi razmišljati o tome.
U ovom članku ćemo razmotriti šta je tačno XML format, za šta se koristi i, pre svega, zašto nam je tako zanimljiv kao resurs za korišćenje.
Šta je XML format?
XML je akronim za Xtensible Markup Language (Extensible Markup Language), razvijen za pohranjivanje podataka u obliku koji je čitljiv svim pretraživačima univerzalno. Stvoren je u IBM-u sredinom 70-ih kao rješenje za pohranu ogromne količine podataka kojima je kompanija upravljala.
Iako je od svog nastanka XML format dobio brojne kritike zbog svog nivoa detalja i složenosti, istina je da nam nudi niz prednosti što vredi istaći. Ovo su neke od njih:
- Proširivo je dodavanjem novih oznaka.
- Služi za komunikaciju aplikacija sa različitih platformi, bez pojave grešaka ili nekompatibilnosti.
- Pomaže nam da transformišemo podatke u informacije.
Iznad svega, XML format ima vrlinu strukturiranja informacija na apstraktan i ponovno upotrebljiv način. Svaki od njegovih elemenata organiziran je oznakama, slijedeći strogo hijerarhijsku strukturu.
XML nije isto što i HTML
Na prvi pogled, način na koji su HTML i XML organizovani su gotovo identični, ali postoji samo jedna velika razlika između njih. U HTML jeziku, oznake definišu izgled podataka (lokaciju naslova, poziciju pasusa, itd.), dok en XML, same oznake definišu strukturu i značenje podataka.
Druga razlika je u tome što HTML nudi zadani skup oznaka koje svi korisnici mogu dijeliti. Međutim, u XML-u svaki korisnik može kreirati vlastite oznake. Kao posljedica ovoga, u određenim slučajevima XML može zamijeniti HTML, ali ne i obrnuto.
Jezik univerzalne upotrebe
U principu, XML datoteke se univerzalno koriste za izvoz i uvoz sadržaja baze podataka. To je moguće zbog činjenice da se radi o a alat baziran na univerzalnom jeziku, pojednostavljen i prilagođen za upotrebu na Internetu.
Drugi ništa manje važan aspekt koji takođe moramo ceniti je da XML ne pripada nijednoj kompaniji, dakle Njegova upotreba je besplatna.
Prednosti korištenja XML-a
Zašto je tako zgodno čuvati Office datoteke u XML formatu? Prije svega, moramo istaknuti njen status kao lako izvodljiv jezik, savršeno razumljivo za sve pretraživače. Ali, pored toga, to je i univerzalni jezik koji se prilagođava svim jezicima i pismima. To jest, jeste podjednako važi i za mašine i za ljude.
Svako može naučiti koristiti XML bez opsežnog tehničkog znanja. Samo morate imati na umu da radi unutar hijerarhijske strukture sa strogim, ali jednostavnim pravilima kompozicije.
Što se tiče Microsoft Officea, moramo to zapamtiti kancelarijski paket podrazumevano koristi formate datoteka zasnovane na XML-u (.docx, .xlsx i .pptx). Ovo predstavlja veliku prednost, jer omogućava korisnicima da definiraju vlastite sheme i koriste podatke na različite načine. I sve besplatno.
Još jedna prednost je što novi XML formati koriste ZIP i druge sisteme kompresije sa kojima Moguće je smanjiti veličinu fajlova do 75%. Gotovo ništa.
Konačno, moramo razgovarati o pitanju sigurnost. Budući da je korisnik u potpunosti čitljiv, svaka oštećena datoteka može se otvoriti u jednostavnom čitaču teksta, kao što je Microsoft Notepad, kako bi povratio informacije, pa čak i izvršio ispravke.
Nove datoteke su također sigurnije, jer ne mogu sadržavati Visual Basic za aplikacije (VBA) kod. Za dodatno pojačanje odjeljka na privatnost, postoji mogućnost korištenja alata kao što je "dokument inspektor", što nam između ostalog omogućava izbrisati lične podatke.
Omogućite XML alate u Officeu
Kada koristite ove XML alate u Microsoft Officeu, morate znati da Kartica Developer nije prikazano prema zadanim postavkama. Potrebno ga je dodati na vrpcu kada ručno dajete komande. Ovo je način na koji to možete učiniti:
- Prvo idemo na karticu Arhiva.
- Tu odabiremo "Opcije" i, u novom okviru koji se otvori, biramo "Prilagodi vrpcu."
- U okviru ovog odeljka ćemo «Glavne kartice», gdje aktiviramo kutiju Programer.
Nakon što to učinite, kartica Developer će uvijek ostati vidljiva, osim ako je ponovo deaktiviramo ili ponovo instaliramo neki od programa koji su dio Microsoft 365.