Između mnogih drugih praktičnih funkcija, Outlook nam omogućava da kreiramo fascikle u kojima grupišemo niz relevantnih elemenata na istu temu. Na primjer, moguće je kreirati mapu za poštu, drugu za kalendar, drugu za kontakte, pa čak i jednu za zadatke. U ovom postu objašnjavamo kako kreirati fascikle u programu Microsoft Outlook i na taj način postići inteligentnije upravljanje ovim alatom.
Ovo je važno jer još uvijek ima mnogo korisnika koji upravljaju svojim računima email neredovno i neefikasno. Šteta je imati alat tako praktičan kao Outlook, a ne izvući maksimum iz njega, zar ne? Ovdje ćemo vidjeti kako to učiniti, bilo da ga koristimo na desktop računaru ili mobilnom uređaju.
Zašto kreirati foldere na mom nalogu e-pošte?
Vremenom, kako akumuliramo poruke i kontakte, ispravno upravljanje našim računom e-pošte postaje haotično. Iako neprocenjivu pomoć pretraživača, mnogo puta možemo provesti sate tražeći važnu e-poštu koju trebamo oporaviti.
Umjesto toga, Sve je mnogo jednostavnije kada svoje poruke organizujemo u foldere. Ako upravljamo ličnim nalogom, možemo kreirati foldere za svaki od aspekata našeg života: prijatelje, porodicu, posao, slobodno vrijeme...
Ovaj rad je još važniji kada govorimo o njemu profesionalni email nalozi, odnosno one koje koristimo za rad. Moguća klasifikacija sadržaja u folderima mogla bi se sastojati od grupisanja e-mailova u kategorije kao što su klijenti, dobavljači, fakture, žalbe, prijedlozi, drugi dokumenti itd. Drugim riječima: uvesti red u haos.
Za postizanje još većeg stepena organizovanosti postoji mogućnost kreirajte podfoldere. Vraćajući se na prethodni primjer, u direktorij clients mogli bismo dodati niz podfoldera, po jednu za svakog našeg klijenta. Što je veći stepen preciznosti u klasifikaciji, to će naš rad biti agilniji.
Koraci koje treba slijediti za kreiranje mapa u Outlooku
Sada kada znamo sve prednosti koje nam nudi mogućnost organiziranja e-pošte u mape, hajde da vidimo kako se početi organizirati u Microsoft Outlooku. Prva stvar koju moramo znati je kako napraviti novu mapu. Očigledno, prije svega moramo Otvorite Outlook aplikaciju na našem uređaju i odaberite "Mail". Nakon toga, ovo su koraci koje treba slijediti:
Kliknite na New Folder
Unutar "Mail" kliknemo na opciju "Nova mapa" (Nova mapa ako koristite englesku verziju). Ova akcija će generirati novi folder.
Stavite ime koje odlučite
Sljedeći korak je imenovanje novokreirane mape. Da bismo to učinili, pisat ćemo u polju "Ime". Važno je da naziv bude jasan i precizan, tako da nema sumnje o tome koja vrsta mejlova će biti pohranjena u njemu.
Nakon klika "Prihvatiti", Nova mapa, kreirana i imenovana, bit će dostupna na lijevoj ploči Outlook e-pošte, spremna za korištenje kako god želimo.
Premjestite e-poštu u kreirani folder
Kada je novi folder kreiran, ostaje nam samo tamo arhivirajte odgovarajuće poruke. Ovo je pomalo težak posao, posebno ako imamo mnogo e-mailova koji čekaju klasifikaciju. Međutim, kada završimo, dosta ćemo se poboljšati u pogledu upravljanja i reda našeg naloga e-pošte.
Kreirajte podfoldere
Moguće je imati viši nivo klasifikacije kreirajte podfoldere unutar već kreiranih foldera. Uraditi ovo je vrlo jednostavno, samo morate desnim klikom na folder. Prikazaće se niz opcija, kao što su "prazni folder" ili "označi sve poruke kao pročitane". Ono što moramo izabrati je, logično, “Kreiraj podfolder”.
Prednosti posedovanja fascikli u programu Microsoft Outlook
Navikavanje na rad sa folderima u Microsoft Outlook-u je nešto što nam može donijeti mnoge prednosti. Evo nekoliko primjera:
- Organizirajte sve informacije. To je svrha broj jedan svega ovoga. Ako tražimo e-poštu, struktura mapa koju smo kreirali prema vlastitim kriterijima će nas voditi da znamo gdje da je pronađemo.
- Premještanje poruka iz jednog foldera u drugi, što nam omogućava da lakše pronađemo povezane e-poruke. Da biste premjestili e-poruke unutar mapa, jednostavno ih prevucite, jednu po jednu ili nekoliko po jednu.
- Prazni folderi, opcija kojoj pristupamo klikom na mapu desnim klikom miša. Ovo je radnja koja nam može uštedjeti mnogo vremena i truda prilikom brisanja velikih količina e-poruka koje nam više nisu potrebne.
Organizacija po bojama
Pored fascikli, Microsoft Outlook nam takođe daje mogućnost da klasifikujemo i organizujemo naše e-poruke koristeći obojene etikete. Svaki od njih služi za dodjelu kategorije i, prije svega, da ih možemo pregledati na jednostavniji način.
Boje i nazive etiketa možemo prilagoditi prema vlastitim željama i potrebama. Sve ovo se može upravljati iz meni za podešavanjeide na karticu "General" i odabir opcije tamo «Kategorije».