Poruka sa automatskim odgovorom je vrlo koristan resurs za korisnike koji su otišli na odmor, putovali ili koji, iz bilo kojeg razloga, privremeno nisu u mogućnosti pristupiti svom inboxu. Neka vrsta obavještenja da nismo dostupni, ali ćemo se uskoro vratiti. U ovom postu ćemo vidjeti kako zakazati automatske odgovore u Outlooku Na jednostavan način.
Mnogo je razloga zašto je ovaj resurs izuzetno koristan. Ali, iznad svega, jeste veoma korektan način da informišemo prijatelje, klijente, saradnike o našem statusu... Ukratko, svima koji pokušavaju da nas kontaktiraju. Poruka automatskog odgovora je uvijek bolja od šutnje, što bi se moglo protumačiti kao nedostatak marljivosti ili interesa s naše strane.
Kada je potrebno staviti automatski odgovor u naš email?
Dva su velika razloga zašto je preporučljivo programirati automatski odgovor u našoj email. Prvi je za elementarno pitanje dobrog obrazovanja: Nikada ne treba ostavljati pitanja bez odgovora, inače je to nedostatak obzira. S druge strane, ovi odgovori nam pomažu održavajte kontakt sa drugim ljudima i ne odvajajte se od stvari koje mogu biti važne, kako u privatnoj tako i u profesionalnoj sferi.
Poruka „Odsutan sam“ može biti od velike pomoći delegiramo naš posao kolegama, koji će se pobrinuti za naše zadatke dok nas nema. U suprotnom rizikujemo da pronađemo naš inbox pun neodgovorenih poruka (neke stare nekoliko dana) kada se vratimo s odmora ili iz perioda prekida veze.
Microsoft Outlook nam dozvoljava podesite poruku sa automatskim odgovorom i putem svoje desktop aplikacije i svoje mobilne aplikacije, lako sa bilo kojeg uređaja. U nastavku objašnjavamo korake koje treba slijediti da biste konfigurirali ovu poruku.
Vodič za automatske odgovore u programu Microsoft Outlook
Planiranje automatskih odgovora u Outlooku je relativno jednostavan proces. Evo kako to učiniti korak po korak:
Idemo na panel postavki
Za početak otvaramo aplikaciju izgledi na našoj Windows radnoj površini sa našim ID-om i lozinkom i kliknite na ikonu konfiguracija (onaj sa zupčanikom), prikazan u gornjem desnom uglu. Ovisno o verziji Outlooka koju imamo, u ovom prvom koraku morat ćemo prijeći direktno na "Zapisi".
Odaberite "Pogledajte sve postavke Outlooka"
U okviru menija Podešavanja biramo karticu «Prikaži sve postavke Outlooka», da biste zatim otvorili opcije e-pošte.
Odabiremo "Pošta"
U meniju koji odgovara Outlook-u, idemo direktno na odeljak „Pošta“, gde ćemo implementirati promene konfiguracije da bismo zakazali automatske odgovore u Outlook-u.
Kliknemo na "Automatski odgovori"
Sljedeći korak je aktiviranje opcije „Automatski odgovori“. Tamo moramo označiti polje za potvrdu da bismo odgovorili na određeno vrijeme, a zatim Postavite vremenski raspon početka i završetka poruke. Odnosno, vrijeme tokom kojeg želimo da se aktivira.
Jednom kada se aktivira, svako ko nam pošalje e-poštu dobit će potpuno isti odgovor.
Sastavite automatski odgovor
Na kraju, ostaje nam samo da napišemo tekst poruke koju želimo da prikažemo kao odgovor ljudima koji su nam poslali e-mail. U desktop aplikaciji ćemo pronaći mogućnost pisanja različitih poruka odgovora, u zavisnosti od toga da li nam e-mail dolazi iz naše kompanije ili organizacije ili izvana. To nije moguće iz mobilne aplikacije. Kada završite, kliknite "Spremi" da bi promjene stupile na snagu.
Da biste znali tačno šta i kako to učiniti, preporučujemo vam da slijedite smjernice navedene u sljedećem odjeljku:
Šta staviti u automatski odgovor na naš email?
Mogućnost generiranja automatske e-pošte kojom se najavljuje da ćemo biti isključeni ili nedostupni neko vrijeme, osim što je gest ljubaznosti, je izvor da ne propustite nijedan važan kontakt. Tekst koji se mora pojaviti u automatskom odgovoru, kao i njegov oblik, Oni će zavisiti od nekoliko faktora. Prije svega, ko su primaoci navedenog odgovora.
Ako se radi o poslovima (odgovori klijentima, dobavljačima, šefovima, kolegama, saradnicima, itd.) najbolje je odlučiti se za kratka i formalna poruka. Evo primjera:
Hvala vam puno na e-poruci. Biću van kancelarije cele ove nedelje. Po povratku ću sa zadovoljstvom odgovoriti na Vašu poruku. Hvala vam puno na strpljenju i razumijevanju.
S druge strane, ako se radi o automatiziranom odgovoru na poruke prijatelja, mogućnosti se šire. U tom slučaju možemo sebi dozvolitiKoristite opušteniji ton i čak uključite notu humora. Moglo bi biti nešto ovako:
Idem na zasluženi odmor i ne planiram da se bavim poštom dok se ne vratim 15. avgusta. Molim te ne gnjavi me do tada!
Kao što vidite, opcije mogu biti vrlo raznolike. U svakom slučaju, bilo da se radi o poslu ili komunikaciji sa prijateljima, postoji nekoliko elemenata koji bi se trebali pojaviti u ovim porukama:
- La tačne informacije o datumima našeg odsustva. Ili, barem, datum našeg povratka aktivnostima.
- El kontakt osobe ili osoba koje se mogu kontaktirati dok nismo dostupni, sa detaljima o tačnom kontaktu za svaku vrstu materije.
- Po želji, niz linkova ili očekivane odgovore na pitanja ili probleme o kojima obično raspravljamo u našim e-porukama. Ovo služi za prenošenje ideje da smo, čak i ako nismo dostupni, odgovorni i nastavljamo da brinemo o svemu.
ZAKLJUČCI
Ako naš posao ili svakodnevna aktivnost uključuje redovno slanje i primanje e-pošte, mogućnost zakazivanja automatskih odgovora kroz Outlook može biti vrlo korisna.
Ova funkcija nam omogućava obavještavajte sve naše kontakte o našoj trenutnoj situaciji, kao i preusmjeravanje pitanja drugim osobama koje će biti zadužene da odgovore na njih za vrijeme našeg odsustva. Vrlo praktično.