Prilagođene tražilice u Accessu: Od nule do stručnjaka s primjerima

stvoriti prilagođene tražilice u Accessu To je jedan od onih trikova koji čine svu razliku u produktivnosti: trenutno lociranje zapisa sprječava greške, štedi vrijeme i čini tijek rada ugodnijim za cijeli tim.

Kako to dobiti? U ovom članku ćemo vam pokazati kako to učiniti kombinovanjem tabela, upita, obrazaca, polja za pretragu i makroa. Takođe ćete saznati o opcijama dizajna, prilagođavanju navigacijskog okna, sigurnosti i udaljenom pristupu.

Prethodno planiranje: struktura i odnosi

Prije kreiranja kontrola i upita, nacrtajte model podataka: koje tabele su vam potrebne, koja polja će svaka uključivati i kako su povezana. Ova priprema izbjegava dupliranje i probleme s integritetom.

Access 2013 je uključivao model web aplikacije za poslovne stručnjake da brzo kreiraju aplikacije preglednika. Ove aplikacije su zasnovane na predlošcima i objavljene u SharePointu za kolaborativnu upotrebu.

Početni usloviImajte Access i pravilno konfigurirano SharePoint razvojno okruženje. Ako vam nedostaju dijelovi, pogledajte službenu dokumentaciju za postavljanje okruženja i stranicu za preuzimanje za Access i SharePoint.

Kreirajte aplikaciju iz predložaka i istražite njenu strukturu

Dobar početak je Koristite opciju "Prilagodi web aplikaciju" i odaberite predložak shemeNa primjer, kada tražite „Problemi“ i odaberete predložak, Access generira unaprijed dizajnirane tablice i prikaze.

Na kontrolnoj tabli vidjet ćete glavne tabele kao što su Problemi, Klijenti i Zaposleni, te pomoćne tabele kao što su Povezani problemi i Komentari o problemima. Entitet Problemi povezuje se s klijentima i zaposlenima koji otvaraju, servisiraju ili mijenjaju slučajeve.

• Odnosi koji koriste polja tipa pretraživanjaU web aplikacijama ne koristite prozor za odnose u Accessu za računare; ovdje se integritetom upravlja pomoću polja za pretraživanje. Na primjer, polje Problemi Kupac povezano je s tablicom Kupci i prikazuje ime koje ljudi mogu čitati iako pohranjuje identifikator.
• Dostupni prikaziLista (sa bočnim panelom za pregledavanje i filtriranje), Tabela podataka (mreža slična tabelarnoj tabeli za jednostavan unos, sortiranje ili filtriranje) i Grupe (sažeci polja sa opcionim sumama ili prosjecima).
• Traka s radnjamaNa vrhu svakog prikaza pronaći ćete dugmad za dodavanje, uređivanje, spremanje, brisanje i otkazivanje promjena; ova traka se može prilagoditi radnom procesu vašeg tima.
• Kontrola automatskog dovršavanjaKada kucate u polja poput Kupac, sistem predlaže zapise koji odgovaraju onome što kucate, što ubrzava odabir i poboljšava tačnost unosa podataka.

Ključne komponente dobrog pretraživača u Accessu

Efikasan pretraživač koherentno kombinuje više objekata: tabele kao osnova, upiti koji filtriraju, obrasci za interakciju, polja za pretragu za odabir vrijednosti i makroi za automatizaciju radnji.

• Tabele: sadrže informacije koje treba konsultovati i prikazati s integritetom.
• UpitiVrati samo zapise koji ispunjavaju određene kriterije.
• Obrasci: prikupiti parametre pretrage i prikazati rezultate.
• Polja za pretragu (kombinovani okviri): izbjegavajte tipografske greške i garantujte referencijalnu konzistentnost.
• Macrosautomatizirati korake kao što su popunjavanje povezanih podataka ili osvježavanje prikaza.

Korak po korak: Kako kreirati prilagođene pretraživače u Accessu

1. Tabele i relacije

Kreirajte jednu tabelu po entitetu i definišite jedinstveni identifikatorZatim, uspostavite odnose kako biste povezali, na primjer, narudžbe s kupcima ili proizvode s kategorijama koristeći strane ključeve.

Praktični savjetKoristite polja za pretragu za prikaz opisa čitljivih ljudima (npr. naziv kategorije) internim pohranjivanjem ID-a; ovo poboljšava upotrebljivost bez žrtvovanja integriteta.

2. Konfigurišite polja za pretragu

Polje za pretraživanje transformiše numeričku referencu u praktičan izbor iz druge tabeleIdealno je za filtriranje po kategoriji, kupcu, statusu ili drugim katalozima.

1. Otvorite tabelu u prikazu dizajna i pronađite polje koje želite pretvoriti, kao što je IDKategorije.
2. Na kartici Pretraga, koristite čarobnjaka za preuzimanje vrijednosti iz druge tabele ili upita.
3. Odaberite vidljive kolone (na primjer, prijateljsko ime) i sačuvajte.

Od tog trenutka nadalje, obrasci će prikazivati razumljive tekstove. umjesto sirovih brojeva, i prilikom unosa i prilikom filtriranja.

3. Upiti s parametrima

Parametrizirani upit traži podatke od korisnika i vraća podudaranja., bilo tačno ili približno (sa džokerima).

1. U Kreiraj > Dizajn upita, dodajte uključene tabele.
2. Odaberite polja koje želite prikazati u mreži.
3. U kriterijima, definira parametar; za djelomično podudaranje po imenu, možete koristiti Like '*'++'*'.
4. Sačuvaj i pokreniAccess će tražiti vrijednost i vratiti samo zapise koji se podudaraju.

Možete kombinovati nekoliko parametara i izraza za napredne pretrage (npr. po rasponu datuma i državi istovremeno).

4. Obrasci za pretraživanje

Forma je lice pretraživača, gdje korisnik unosi kriterije i jasno vidi rezultate; postavlja ključne filtere na vrh, a lista rezultata je jasno vidljiva.

• Tekstni okvir za ključne riječi ili kodove.
• Kombinovani stolovi za kategoriju, kupca, status ili druge kataloge.
• Gumbi za pretragu, brisanje filtera i pregled svih.
• Podobrazac povezano s rezultatima upita kako bi se izbjeglo napuštanje obrasca.

Za veću kontrolu, povezivanje događaja za filtriranje promjena i osvježite podformu makroom ili jednostavnim poznavanjem VBA.

5. Automatizacija pomoću makroa: praktičan primjer kontaktnog broja telefona

CiljPrilikom odabira klijenta, automatski popunite njihov broj telefona u zapisu o problemu (incidentu) radi brzine i dosljednosti.

1. Dodajte polje „Broj kontakta“ u tabelu Problemi kao kratki tekst i sačuvajte promjene.
2. Makro podataka za oporavak telefonaU Kreiraj > Napredno > Makro podataka, definirajte parametar CustID (Floating Decimal Number - broj s pomičnim decimalom), koristite LookupRecord na tabeli Custers s uvjetom .=, zatim SetReturnVar s nazivom ContactPhone i izrazom .; spremite makro kao GetContactPhone.
3. Postavite kontrolu na obrazac Sa liste Problemi: Prevucite „Broj kontakta“ sa liste polja, izaberite tekstualni okvir i u Podaci promenite Naziv kontrole u KontaktKupaoca; sačuvajte.
4. Makro interfejsa nakon ažuriranjaU kontroli CustomerAutocomplete, kreirajte događaj „Nakon ažuriranja“; dodajte RunDataMacro koji cilja GetContactPhone i proslijedite CustID sa ; definirajte lokalnu varijablu (npr. Phone) sa vraćenom vrijednošću i koristite SetProperty na kontroli CustomerContact, svojstvu Value, sa =; sačuvajte.

RezultatPrilikom odabira klijenta, broj telefona se automatski popunjava, što ubrzava registraciju svakog incidenta i izbjegava potrebu za duplim unosom podataka.

Pristupite obrascima koji poboljšavaju pretragu

Pristup uključuje različite vrste obrazaca koji odgovaraju različitim scenarijima pretraživanja, što olakšava prikaz podataka i fino podešavanje filtera.

• Obrazac iz tabele ili upita. Odaberite tabelu ili upit u panelu i koristite Kreiraj > Obrazac; otvara se u prikazu rasporeda za brzo podešavanje veličine i rasporeda.
• Prazan obrazac i lista poljaAko više volite da ga kreirate od nule, odaberite Prazan obrazac; prevucite polja sa liste polja i dodajte vizuelne elemente poput logotipa, naslova, datuma ili vremena.
• Podijeljeni obrazac. Istovremeno prikazuje sinhronizovani prikaz obrasca i podatkovnog lista, idealan za brzo pronalaženje zapisa u mreži i uređivanje njegovih detalja bez gubitka konteksta.
• Višestavni obrazac. Kontinuirani obrazac prikazuje više zapisa odjednom s većom fleksibilnošću od proračunske tablice, što je korisno za pregled i filtriranje lista s vidljivim ključnim poljima.
• Obrazac s podobrazcemIdealno za odnose jedan-prema-više, kao što su kupci i narudžbe; povezuje se po ključnim poljima i prikazuje povezane podatke bez prebacivanja između ekrana.
• Navigacijski obrazacVrlo korisno kao glavni ekran ili prilikom objavljivanja na webu; dodaje kontrole za navigaciju i omogućava vam dodavanje obrazaca i podobrazaca u kontejner.

Dizajneri objekata: Korisne postavke za tabele, upite, obrasce i izvještaje

Iz Datoteka > Opcije > Dizajneri objekata možete postavite zadana ponašanja koji utiču na način na koji dizajnirate i koristite tabele, upite, obrasce i izvještaje.

raspored tabele

• Zadani tip polja: Postavlja zadani tip (npr. tekst) za nova polja.
• Zadana veličina tekstualnog polja: postavlja maksimalan broj znakova (do 255 po dizajnu).
• Zadana veličina polja za broj: definiše cijeli broj za polja tipa Broj.
• Automatsko indeksiranje pri uvozu ili kreiranjuOdređuje prefikse/sufikse naziva polja koje Access automatski indeksira (nizove odvojite tačka-zarezom).
• Prikaži opcije ažuriranja svojstva: Omogućava dugme koje predlaže ažuriranje povezanih svojstava u upitima, obrascima i izvještajima kada promijenite svojstva polja.

Dizajn upita

• Prikaz imena tabela: Dodaje red „Tabela“ u mrežu kako bi se identifikovao izvor svakog polja.
• Pošalji sva poljaAko je omogućeno, Access koristi SELECT * u upitima; onemogućite ga ako želite prikazati samo odabrana polja.
• Omogući automatsko spajanje: Kreira automatske unutrašnje spojeve između tabela u dizajneru; onemogućite ovo ako želite ručno definirati odnose.
• Dizajnerski izvor: Odaberite zadani font i veličinu za ugodno čitanje.
• Kompatibilnost sa ANSI-92 (SQL Server):
  • Ova baza podatakaNameće upotrebu ANSI-92 sintakse u svim upitima u trenutnoj datoteci.
  • Zadano za nove baze: Postavlja ANSI-92 kao zadani standard za baze koje od sada kreirate.

Odabir u obrascima i izvještajima

• Djelomično razgraničeno- Pravougaonik za odabir može prekriti dio kontrole ili grupe.
• Potpuno razgraničeno: zahtijeva da kontrola ili grupa budu potpuno pokriveni da bi se odabrali.
• Predložak obrasca: označava modelni oblik čija će svojstva naslijediti novi.
• Predložak izvještajaisto kao gore, ali za izvještaje.
• Uvijek koristite procedure događaja: Otvara VBA editor direktno prilikom generiranja događaja, zaobilazeći okvir „Odaberi generator“.

Provjera grešaka u obrascima i izvještajima

Access može automatski otkriti različite probleme s dizajnom i konfiguracijomNajbolje je ostaviti ove opcije aktivne i prilagoditi ih onome što vam je potrebno.

• Omogući provjeru grešakaPostavlja indikatore (trouglove) na kontrole s greškama; možete podesiti boju indikatora.
• Oznaka i kontrola nisu povezaniProvjerava da li su odabrani objekti ispravno povezani; prikazuje dugme „Prati grešku“ kada se otkriju problemi.
• Pretraži nove, nepovezane oznakeOsigurava da je svaka novokreirana etiketa povezana sa svojom kontrolom (odnosi se na obrasce).
• Greške prečicaIdentificira duplicirane ili nevažeće prečice i predlaže alternative (u obrascima).
• Nevažeća svojstva kontrole: Detektira netačne izraze ili nazive polja.
• Uobičajene greške u izvještajima: označava nevažeće kriterije sortiranja ili širine veće od papira.
• Boja indikatora: omogućava vam podešavanje boje vizuelnog upozorenja.

Vrste pretraživača koje možete postaviti

Pristup je vrlo fleksibilan i podržava različite strategije pretraživanja. ovisno o scenariju i složenosti koja vam je potrebna.

• Jednostavna pretragaFiltriraj po jednom polju (ime, kod ili datum).
• Napredna pretraga: kombinuje više kriterija (npr. ime + grad + država).
• Zavisne listeOdabirom filtera (kategorije) sužavaju se vrijednosti sljedećeg (proizvoda).
• Autokomplet: predlaže zapise dok kucate kako bi se ubrzao odabir.

Udaljeni pristup i web aplikacije

Ako radite izvan kancelarije, imate dva glavna načina sa različitim prednostima ovisno o budžetu i potrebama.

Udaljena radna površina

Pomoću Microsoft Remote Desktop-a povezujete se s računarom na kojem je instaliran Access i radite kao da ste tamo, bez ponovnog popunjavanja prijave.

Pristup web aplikacijama

Možete kreirati web aplikaciju i objaviti je u SharePointu ili Microsoft 365; dizajnirate obrasce i prikaze koji se pokreću u pregledniku, s podacima iz oblaka, makroima za automatizaciju i suradnjom više korisnika.

Prednosti i ograničenja Accessa u ovom kontekstu

Ventajas: jednostavnost korištenja, predlošci, automatizacija makroa, integracija s Officeom i podrška za više korisnika u malim i srednjim okruženjima. Da biste saznali više o prednostima koje nudi za kreiranje pretraživača, možete pogledati naš članak o platformama bez koda.

• Brzo počinješ i možete ponavljati bez opsežnog tehničkog znanja.
• Više korisnika lokalno ili pomoću dijeljenih rješenja kao što je SharePoint.
• Unaprijed dizajnirani šabloni koji ubrzavaju pokretanje.
• Uvoz podataka održavanje identifikatora iz vanjskih izvora.
• Moćni upiti i filteri da pronađete informacije u hodu.

OgraničenjaOgraničeni kapacitet pohrane, niža sigurnost nego kod korporativnih sistema i rizik od korupcije ako forsirate previše podataka ili visoku konkurentnost. Ako želite proširiti svoje znanje o naprednim opcijama, pogledajte našu analizu o tome kako poboljšati ChatGPT za određene zadatke.

• Potrebno je osnovno znanje modeliranja da biste zaista izvukli maksimum iz toga.
• To nije najsigurnija opcija za veoma osjetljive ili kritične podatke.
• Najbolje se pokazuje na malim ili srednjim projektimaZa makro volumene, razmotrite namjenske SQL mehanizme.

Razumnom kombinacijom planiranja, parametriziranih upita, obrazaca s kontrolama pretraživanja i malih makroa, dobit ćete brzu i pouzdanu Access tražilicu, spremnu za proširenje na web aplikacije ako vam zatreba, a uz to i organizirano sučelje zahvaljujući navigacijskoj ploči i dobro implementiranim sigurnosnim smjernicama.