Ako svakodnevno radite s Wordom, Excelom ili Outlookom, vjerovatno ste se više puta pitali kako da vam računar pomogne da brže kucate, izbjegavajući potrebu za ponavljanjem istih tekstova ili adresa e-pošte. To je u suštini ono što postižete kada znate kako aktivirati i kontrolisati automatsko dovršavanje u Officeu : manje kucanja, manje grešaka i mnogo efikasniji radni tok.
Problem je u tome što svaka Microsoft Office aplikacija drugačije rukuje automatskim popunjavanjem. Kada nešto krene po zlu, osjeća se kao da je "sve pokvareno". Ovaj vodič će vam detaljno pokazati kako omogućiti automatsko popunjavanje, kako ga konfigurirati, kako ga popraviti kada ne radi, pa čak i kako oporaviti listu podataka na novom računaru.
Šta je tačno automatsko dovršavanje u Officeu i za šta se koristi?
Microsoft Office uključuje različite sisteme za automatsko dovršavanje u zavisnosti od aplikacije i konteksta. Predlaganje funkcija u Excelu prilikom kucanja formule nije isto što i dovršavanje adresa e-pošte u Outlooku ili pamćenje tekstualnog okvira u obrascu koji je neko prethodno kucao.
- U obrascima i tekstualnim okvirima, automatsko dovršavanje sprema unose koje je korisnik prethodno ukucao. Dakle, kada korisnik ponovo upiše prvih nekoliko znakova, pojavljuje se padajuća lista mogućih podudaranja. Korisnik može odabrati prijedlog ili ga ignorirati i nastaviti normalno tipkati.
- U Excelu, funkcija automatskog dovršavanja je kombinovana sa ručkom za popunjavanje za proširenje nizova brojeva, datuma, dana u sedmici, mjeseci, ponavljajućih tekstualnih obrazaca itd. Postoji i Meni za automatsko dovršavanje formula koji predlaže funkcije, imenovane raspone i argumente dok kreirate formulu.
- U Outlooku, takozvana "lista za automatsko dovršavanje" pohranjuje adrese e-pošte na koje ste već pisali ili s kojih ste primali e-poštu.Automatski ih predlaže u poljima Za, CC i BCC dok kucate. To je zasebna lista kontakata, zasnovana na onome što zapravo koristite svakodnevno.
Automatsko dovršavanje u tekstualnim okvirima i obrascima u Officeu
U mnogim obrascima dizajniranim pomoću Office alata (na primjer, predlošci s tekstualnim okvirima) , funkcija automatskog dovršavanja je obično omogućena prema zadanim postavkama. To znači da ako je korisnik već unio "8:00" u određeno vremensko polje, ponovnim kucanjem "8" predložit će se ta opcija koju korisnik može odabrati bez potrebe da je ponovo kuca.
Ova funkcija se kontroliše na nivou tekstualnog polja. Dizajner obrazaca odlučuje koja polja dozvoljavaju korisniku da prima prijedloge na osnovu historije kucanja, a koja ne. Ovo je veoma korisno kada se radi sa osjetljivim informacijama ili kada je važno izbjeći greške uzrokovane ponovnom upotrebom starih podataka.
Ako želite omogućiti ili onemogućiti automatsko dovršavanje za određeni tekstualni okvir u ovoj vrsti obrasca, standardni postupak je vrlo sličan u različitim verzijama sustava Office koje ga podržavaju:
- Kliknite desnim tasterom miša na tekstualni okvir gdje želite promijeniti ponašanje automatskog dovršavanja.
- Odaberite opciju "Svojstva tekstualnog okvira" (ili slično, ovisno o određenoj verziji sustava Office).
- U kartici ili obrascu koji se odnosi na prezentacija ili izgled Iz kontrole pronađite kutiju "Omogući automatsko dovršavanje".
- Označite polje Ako želite da grafikon zapamti i predloži prethodne vrijednosti, ili ugasi ga ako vam je potrebno da uvijek bude prazno i bez prijedloga.
Ova fleksibilnost je vrlo praktična prilikom dizajniranja predložaka koji će se popunjavati više puta : polja kao što su naziv kompanije, grad, tipično radno vrijeme itd. imaju koristi od automatskog popunjavanja; međutim, za jedinstvene identifikacijske brojeve ili vrlo specifične podatke možda biste radije trebali izbjeći automatsko popunjavanje kako biste izbjegli zabunu.
Kako omogućiti automatsko dovršavanje formula u Excelu
Excel ima mehanizam automatskog dovršavanja posebno dizajniran za formule, funkcije i imenovane raspone , koji vam pomaže da brže kucate i smanjuje sintaktičke greške (nedostajuće zagrade, pogrešno napisana imena funkcija, netačni rasponi itd.).
Dok kucate formulu, pojavljuje se mali skočni meni s prijedlozima na osnovu onoga što ste već kucali. Ako počnete kucati "=SUM…", vidjet ćete funkcije poput SUM, SUMIF, SUMIFS itd. na listi, a možete odabrati onu koja vam je potrebna da biste je direktno umetnuli.
U programu Excel za Mac, ovo ponašanje možete jednostavno konfigurirati iz menija aplikacije :
- Otvorite Excel i idite na meni "Excel" u gornjoj traci, pored ikone jabuke.
- Odaberite “Preferences” da biste otvorili panel s općim postavkama.
- U okviru Postavki potražite odjeljak "Formule i liste" i unesite opciju "Autocomplete".
- Označite okvir "Prikaži opcije automatskog dovršavanja za imenovane funkcije i raspone" tako da Excel prikazuje meni s prijedlozima dok unosite formule.
Pored uključivanja ili isključivanja, Excel vam omogućava da odlučite nakon koliko slova želite da se pojavi meni za automatsko dovršavanje . Ovo je korisno ako vam smeta što se prerano otvara ili ako radite s mnogo prilagođenih funkcija.
Automatsko dovršavanje u Excelu: Popunite podatke pomoću ručke za popunjavanje
Pored formula, Excel (i kompatibilni paketi poput ONLYOFFICE-a) uključuje moćan sistem automatskog dovršavanja podataka putem ručke za popunjavanje , tog malog kvadrata koji se nalazi u donjem desnom uglu odabrane ćelije.
Ova funkcija analizira početne vrijednosti koje unesete i pokušava izvesti obrazac : to može biti jednostavno ponavljanje istog teksta, numerički niz, progresija s fiksnim skokom, kalendar datuma, dani u sedmici, mjeseci u godini, pa čak i složeniji obrasci kada navedete dovoljno primjera.
Da biste kopirali tekst u više ćelija pomoću automatskog dovršavanja s ručkom za popunjavanje , ideja je vrlo jednostavna:
- Otvorite datoteku u uređivaču tabela (Excel ili ONLYOFFICE).
- Odaberite ćeliju ili raspon koji sadrži tekst koji želite ponoviti.
- Postavite miš preko ručice za popunjavanje iz donjeg desnog ugla dok se kursor ne pretvori u mali crni križić.
- Prevucite vertikalno ili horizontalno da biste prekrili ćelije u koje želite kopirati istu vrijednost.
Kada otpustite tipku miša, odabrane ćelije se odmah popunjavaju originalnim tekstom , što vam štedi potrebu za stalnim kopiranjem i lijepljenjem kada imate cijele kolone s istim sadržajem.
Brojevi, datumi, kovanice…
S brojevima, datumima, vremenima ili novčanim iznosima, automatsko popunjavanje postaje još zanimljivije jer ne samo da ponavlja vrijednost, već može i prepoznati nizove. Na primjer, ako unesete "1" u jednu ćeliju, a "2" u sljedeću, i povučete ručicu za popunjavanje, dobit ćete 3, 4, 5 i tako dalje.
Sistem prepoznaje obrasce sa konzistentnim razlikama između brojeva : ako ukucate 1, 4, 7 i prevučete, Excel će generirati 10, 13, 16… poštujući taj razmak od 3 jedinice. Ovo se također odnosi na datume (svaki dan, svaku sedmicu, svaki mjesec) i druge vremenske serije.
Još jedan vrlo čest primjer su dani u sedmici i mjeseci . Od novijih verzija, editori poput ONLYOFFICE-a mogu automatski popuniti niz sa ponedjeljkom, utorkom, srijedom... ili sa januarom, februarom, martom... počevši od elementa koji odaberete. Jednostavno unesite mjesec ili dan, povucite ručicu, a ostatak će se automatski popuniti.
Dodatna prednost je što se prepoznaju i skraćenice : možete koristiti "lun" umjesto "monday" ili "ene" umjesto "january", a automatski dovršeni niz će slijediti ispravan redoslijed.
Redovi i kolone
Automatsko dovršavanje radi i u kolonama i u redovima . U tipičnim primjerima, obično popunjavamo prema dolje (vertikalno), ali povlačenje s lijeva na desno za generiranje horizontalnih nizova je podjednako valjano; mehanizam je isti, mijenja se samo smjer.
Nadalje, Excel i ONLYOFFICE vam omogućavaju rad s rasponima koji obuhvataju više redova i kolona odjednom . Ako, na primjer, odaberete blok podataka s nekoliko zaposlenika i njihovim danima godišnjeg odmora, možete povući ručicu za popunjavanje i kopirati taj uzorak u drugi dio tabele bez potrebe da ga duplicirate red po red.
U kolonama s malo različitih tekstualnih vrijednosti, još jedna vrlo praktična opcija je "Odaberi s padajuće liste" . Ako ćelija sadrži, na primjer, "Žutu" i želite je zamijeniti s "Plavom", jednostavno:
- Kliknite desnim tasterom miša na ćeliju sa trenutnom vrijednošću.
- Odaberite opciju "Odaberite sa padajuće liste".
- Odaberite željenu vrijednost (na primjer, Plava) među onima koje već postoje u toj koloni.
Isti pristup funkcioniše i za popunjavanje praznih ćelija : odaberete i one sa podacima i one bez njih, povučete ručicu za popunjavanje, a sistem proširuje vrijednosti prateći obrazac koji otkrije.
Dodatak za automatsko dovršavanje teksta u ONLYOFFICE-u
U ekosistemu ONLYOFFICE postoji poseban dodatak pod nazivom "Autocomplete" koji djeluje kao asistent pri pisanju i predlaže potpune riječi dok tipkate, što je vrlo korisno pri rukovanju velikim količinama teksta ili terminima koji se stalno ponavljaju.
Dok upisujete slova u ćeliju, dodatak predlaže sve riječi koje sadrže taj niz , a vi jednostavno kliknete na onu koju želite umetnuti da biste je umetnuli bez potrebe da upisujete cijelu riječ. Na primjer, ako upišete "Mond", predlaže se "Monday", "MondayReport" itd., ovisno o sadržaju u listu ili skupu podataka.
Ovo ne samo da ubrzava pisanje, već i smanjuje pravopisne greške , jer obično birate tačnu riječ s popisa umjesto da je svaki put kucate ispočetka.
Ovaj dodatak nije aktiviran po defaultu , tako da ako koristite ONLYOFFICE, morate ga ručno instalirati iz upravitelja dodataka integriranog u karticu Proširenja:
- otvori karticu Ekstenzije u ONLYOFFICE editoru proračunskih tablica.
- Unesite u Upravitelj dodataka i potražite "Automatsko dovršavanje".
- Kliknite na "Instaliraj" da ga dodate u svoje okruženje.
Dodatak za automatsko dovršavanje je sistemski dodatak, što znači da ne prikazuje vlastitu ikonu na traci . Nakon instalacije, ostaje aktivan sve dok ga ne uklonite. Da biste to učinili, jednostavno se vratite u upravitelj dodataka i kliknite na "Ukloni" pored njegovog naziva.
Ako često radite u pregledniku ili s ONLYOFFICE desktop aplikacijom , ova vrsta dodatka može napraviti primjetnu razliku u repetitivnim zadacima poput popunjavanja izvještaja, upitnika ili opsežnih lista opisa.
Automatsko dovršavanje adrese u Outlooku: kako funkcioniše i za šta se koristi
Funkcija automatskog dovršavanja u Outlooku je vjerovatno jedna od najcjenjenijih među onima koji šalju mnogo e-poruka dnevno , jer eliminira potrebu za kucanjem punih adresa svaki put, posebno kada su dugačke ili neintuitivne.
Kada počnete kucati u polja Za, CC ili BCC , Outlook provjerava internu listu adresa koju je vremenom prikupio (tzv. lista za automatsko dovršavanje ) i prikazuje vam prijedloge koji odgovaraju slovima koja kucate. Ova lista se popunjava primaocima kojima ste poslali poruke i kontaktima koji su vam pisali i koje ste ranije koristili.
U profesionalnim okruženjima, gubitak ove liste prilikom promjene računara ili formatiranja uređaja može biti vrlo frustrirajući , jer ste navikli gotovo automatski birati adrese. Zato je važno znati i kako aktivirati ovu opciju i kako izvesti i oporaviti ovu datoteku za automatsko popunjavanje na novom računaru.
Provjerite je li omogućeno automatsko dovršavanje u Outlooku
Ako primijetite da je Outlook prestao predlagati adrese ili da se ne pojavljuju nikakve opcije prilikom kucanja u polja Za, CC ili BCC, prvo što trebate provjeriti je da li je postavka Automatsko popunjavanje omogućena u opcijama aplikacije.
Da biste to uradili, u programu Outlook 2016/2019/365 na Windowsu možete provjeriti sljedeće :
- Otvorite Outlook i idite na Datoteka > Opcije.
- U prozoru Opcije idite na odjeljak "pošta".
- Pomaknite se prema dolje do odjeljka "Slanje poruka", gdje se pojavljuje nekoliko okvira vezanih za dostavu.
- Provjerite je li opcija odabrana „Koristite listu za automatsko dovršavanje za predlaganje imena prilikom kucanja u redove Prima, CC i BCC“.
- Također provjerite da li je okvir "Automatska verifikacija imena" Aktiviran je, budući da obje opcije obično idu ruku pod ruku za pravilno funkcioniranje.
Ako opcija Automatsko dovršavanje liste nije bila označena, označite je i sačuvajte promjene klikom na U redu . Od tada će Outlook početi kreirati novu listu dok šaljete e-poruke različitim primaocima.
Šta učiniti kada automatsko dovršavanje u Outlooku prestane raditi ili se ošteti
Ponekad lista za automatsko dovršavanje ne funkcioniše ispravno ili prestane da se ažurira ispravno : može raditi samo tokom jedne sesije, a predlozi se gube kada se Outlook zatvori ili može prestati da pohranjuje nove adrese iako ih pošaljete bez ikakvih problema.
U tim slučajevima, preporučljivo je resetirati keš memoriju automatskog dovršavanja kako biste prisilili Outlook da kreira novu, čistu datoteku. Postoji nekoliko metoda za postizanje ovoga, s različitim nivoima "agresivnosti".
OPCIJA 1: Ispraznite listu iz vlastitih opcija programa Outlook
- Potpuno zatvorite Outlook i ponovo ga otvorite. kako bi se osiguralo da nijedan proces ne ostane neaktivan.
- Idi na Datoteka > Opcije > Pošta i pomaknite se prema dolje do odjeljka "Slanje poruka".
- Pritisnite dugme „Obriši listu za automatsko dovršavanje“.
- U dijaloškom okviru koji će se pojaviti potvrdite brisanje trenutnog sadržaja.
Outlook će automatski generirati novu predmemoriju iz e-poruka koje šaljete od tog trenutka nadalje.
OPCIJA 2: Koristite poseban parametar prilikom pokretanja Outlooka koji briše keš memoriju automatskog dovršavanja
Da biste to uradili, možete:
- Potpuno zatvorite Outlook.
- Idite na Start > Pokreni (ili koristite kombinaciju tipki Windows + R).
- Napišite naredbu Outlook.exe /CleanAutoCompleteCache i pritisnite OK.
S ovom postavkom, Outlook se pokreće, briše keš memoriju automatskog popunjavanja i kreira novu datoteku . Ponovo se vaša adresa resetuje na nulu, ali ovo osigurava da se eliminiše svaka interna korupcija.
OPCIJA 3: Ručno izbrišite datoteku predmemorije
Tipičan postupak je:
- Zatvori Outlook potpuno.
- Pronađite mapu predmemorije, obično u C:\Korisnici\ \AppData\Local\Microsoft\Outlook\RoamCache.
- Potražite datoteku s nazivom tipa „Stream_Autocomplete_X_XXXXX.dat“ i izbrišite ga.
- Pokrenite alatku za popravak pristigle pošte (scanpst.exe) Provjerite .pst datoteku svog profila kako biste ispravili sve greške u podacima.
- Ponovo otvorite Outlook, idite na Datoteka > Opcije > Pošta, ponovo pritisnite na "Isprazni listu za automatsko dovršavanje" i pošaljite probnu poruku novom primaocu.
- Zatvorite Outlook i ponovo ga otvoritei provjerite je li u mapi RoamCache kreirana nova datoteka „Stream_Autocomplete…“ i jesu li nove adrese počele ispravno predlagati.
Cijeli proces ima za cilj ponovno izgraditi potpuno funkcionalnu listu za automatsko dovršavanje od nule , eliminirajući ostatke oštećenih keš memorija koje bi mogle spriječiti spremanje ili prikazivanje novih adresa.
Preuzmite ili migrirajte Outlook listu za automatsko popunjavanje na drugi računar
Kada promijenite računar ili morate formatirati trenutni, lista za automatsko popunjavanje se ne migrira uvijek automatski . Ako je ne kopirate, primijetit ćete da Outlook više ne pamti vaše uobičajene adrese kada ga otvorite na novom računaru. Datoteka koja pohranjuje ovu listu ovisi o verziji Outlooka koju ste instalirali, tako da je prvi korak uvijek saznati koju verziju koristite.
Za Outlook Express i verzije 2003/2007
Lista se pohranjuje u datoteku s ekstenzijom .nk2 . U Windowsu 7 i 8, tipična putanja bi bila:
- C:\Korisnici\vaš_korisnik\AppData\Roaming\Microsoft\Outlook
U toj mapi naći ćete datoteku pod nazivom Outlook.nk2 ili datoteku s vašim imenom profila (na primjer, events.nk2). To je datoteka koju trebate kopirati i prenijeti na novi računar kako biste sačuvali svoju listu za automatsko popunjavanje.
Za Outlook 2010 i 2013 (i novije verzije)
Sistem je promijenio format sa .nk2 na Stream_Autocomplete keš datoteke , koje se obično pohranjuju u:
- C:\Korisnici\vaš_korisnik\AppData\Local\Microsoft\Outlook\RoamCache
U toj mapi vidjet ćete jednu ili više datoteka čije ime počinje sa „Stream_Autocomplete_“.
Da biste migrirali ovu listu na drugi računar na kojem već imate konfigurisan Outlook
Možete slijediti ovakav postupak:
- Prvo, podesite svoj email nalog u Outlooku na novom računaru..
- Idi istom rutom C:\Korisnici\vaš_korisnik\AppData\Local\Microsoft\Outlook\RoamCache na novom računaru i provjerite tačan naziv datoteke Stream_Autocomplete koja je kreirana.
- Kopirajte datoteku Stream_Autocomplete koja sadrži vašu kompletnu listu sa starog računara. i zalijepite ga u mapu RoamCache na novom računaru.
- Promijenite naziv kopirane datoteke tako da se tačno podudara sa onim u datoteci koju je Outlook kreirao na novom računaru.
Kao što vidite, automatsko dovršavanje u Officeu varira od male pomoći pri kucanju podataka u obrascima ili proračunskim tablicama do složenih mehanizama koji pohranjuju adrese u Outlooku; poznavanje gdje ga konfigurirati, kako ga aktivirati, kako ga popraviti i kako ga migrirati između računara štedi vam mnogo vremena i glavobolja, te čini razliku između Officea koji vam "sam pomaže" i onog u kojem ste uvijek na pogrešnom putu s dodatnim tipkama i klikovima.
