Ako svakodnevno radite s bazama podataka, prije ili kasnije ćete morati kreirati upite u Microsoft Access da biste dobili tačno one informacije koje su vam potrebne. U ovom vodiču pronaći ćete jasno i sveobuhvatno objašnjenje najčešćih tipova upita, kako ih dizajnirati od nule i kako ih podići na višu razinu kreiranjem tabela od njihovih rezultata. Sve ovo dolazi s praktičnim savjetima i upozorenjima kako vas ništa ne bi blokiralo u tom procesu. Ideja je da možete s pouzdanjem dizajnirati, pokretati i ponovo koristiti upite u Accessu..
Iako koncept "upita" može zvučati tehnički, u Accessu je to jednostavno dobro formulirano pitanje o vašim podacima. Naučit ćete kako odabrati polja, uspostaviti precizne kriterije, dodati izraze i, kada je to prikladno, spremiti rezultat kao novu tabelu. Također ćemo pogledati kako prebacivati prikaze radi validacije rezultata, kako izbjeći uobičajene greške i kako iskoristiti podijeljene obrasce za brži rad..
Šta je upit za odabir u Accessu?
Upiti za odabir su osnova svega u Accessu: oni vam omogućavaju da pretražujete jednu ili više tabela i preuzimate samo zapise koji ispunjavaju određene uslove. Njihovi rezultati se prikazuju u listu nalik tabeli, obično poznatom kao "List podataka", a u nekim nastavnim materijalima kao "Fizički list s odgovorima". Važno je da promjene koje napravite u toj tabeli utiču na izvorne tabele, jer je rezultat povezan sa stvarnim podacima..
Upit za odabir može biti zasnovan na jednoj tabeli ili više tabela; ako kombinujete više tabela, preporučuje se da te tabele budu pravilno povezane kako bi se postigli konzistentni rezultati. Ovaj pristup izbjegava neočekivane duplikate i pojednostavljuje interpretaciju vraćenog skupa..
Pored odabira polja kakvi jesu, možete uključiti izraze i izračunate kolone. To znači da upit može generirati izvedene podatke koji doslovno ne postoje ni u jednoj tabeli, kao što su iznosi, spajanje teksta ili transformacije datuma. Ovo vam omogućava da odgovorite na pitanja koja prevazilaze „sirove“ podatke..
U scenarijima analize ili izvještavanja, mnogi upiti odabira služe kao osnova za druge procese: od ispisanog izvještaja do generiranja tabele ispisa koja je zamrznuta u vremenu. Upravo je to uloga upita za kreiranje tabela, o čemu ćemo kasnije govoriti..
Kriteriji i izrazi: Kako filtrirati i izračunati
Kriteriji su pravila koja ograničavaju skup koji vraća upit. Ako ih ne koristite, vidjet ćete sve zapise; ako ih koristite, filtrirat ćete samo ono što vam je potrebno. Tipični primjeri su numerički rasponi i tekstualna podudaranja. Na primjer, kriterij kao što je >25 i <50 vraća vrijednosti veće od 25 i manje od 50 za numeričko polje.
Za tekst, možete kombinovati uslove sa ILI. Primjer knjige bi bio "Čikago" ili "Pariz" ili "Moskva" primijenjeno na polje Grad. Ovo će uzrokovati da upit vrati samo zapise koji pripadaju bilo kojoj od tih lokacija, isključujući sve ostale gradove.
Kada su vam potrebni proračuni ili logičke operacije, na scenu stupaju izrazi. Izraz je kombinacija naziva polja, operatora, funkcija i konstanti koja proizvodi jednu vrijednost. Klasičan primjer: * , koji množi cijenu količinom i vraća iznos u liniji. Ove izračunate kolone mogu se koristiti kao i bilo koje drugo polje u mreži dizajna..
Izrazi mogu postati složeniji i oslanjati se na ugrađene funkcije. Dobra je praksa početi s nečim jednostavnim i provjeravati korak po korak u prikazu podatkovnog lista. Ako rezultat nije očekivan, provjerite zagrade, tipove podataka i tačna imena polja..
Dizajnirajte upit za odabir korak po korak
Dizajniranje upita u Accessu je iterativni proces: birate izvore, birate polja, primjenjujete kriterije, izvršavate ih i, ako je potrebno, prilagođavate. Što jasnije odredite na koje pitanje želite odgovoriti, to će konstrukcija biti direktnija..
- Idite na karticu Kreiraj i odaberite Dizajn upitaOvo otvara dizajner s mrežom na dnu i područjem na vrhu za prikaz uključenih tabela.
- Dodajte tabele ili upite koji će služiti kao izvori. To možete učiniti na nekoliko načina: dvostrukim klikom na tabelu, prevlačenjem na vrh dizajnera ili odabirom u panelu "Dodaj tabele" i klikom na dugme za dodavanje. Ovaj panel vam omogućava da prelazite između Tabele, upiti, linkovi y todo da prikaže sve što je dostupno.
- U gornjem dijelu otvorite svaku tabelu i dvostrukim klikom na polja želite uključiti. Vidjet ćete ih dodane u red Polje dizajnerske mreže na dnu.
- Opcionalno, dodajte izraze unosom direktno u kolonu reda Polje (na primjer,
Importe: *). - Ako trebate suziti rezultate, napišite kriterije u redu Kriteriji svake odgovarajuće kolone.
- Kliknite na Bježi da vidite rezultat. Ako nešto ne odgovara, vratite se na Dizajn, prilagodite polja/kriterije/izraze i ponavljajte dok ne dobijete tačno ono što tražite.
Panel „Dodaj tabele“ može se usidriti sa strane ili plutati u centru; možete ga povući za naslovnu traku da biste promijenili njegov način rada. Ako ga slučajno zatvorite, ponovo će se pojaviti na kartici Dizajn upita pomoću dugmeta „Dodaj tabele“..
Detalj koji je vrijedan znati: ako isto polje preuzmete u mrežu više puta, prilikom izvršavanja upita može se pojaviti zaglavlje određenog tipa. IzrazNNNNOvo ukazuje na neočekivani duplikat; uklonite duplikat kolone u prikazu dizajna i to će biti ispravljeno. Ovaj simptom je uobičajen pri brzom prevlačenju polja ili pri testiranju formula..
Kad god vam zatreba, prebacite se između prikaza Dizajn I to List sa podacimaPregled međurezultata pomaže u provjeri da li su kriteriji i izrazi ispravno primijenjeni, posebno u upitima s više tabela ili izračuna. Pristup rezultatima tokom procesa dizajniranja omogućava vam brzu iteraciju..
Konvertovanje upita za odabir u upit za kreiranje tabele
Napravite da upiti za tabelu uzimaju skup rezultata iz selekcije i učitavaju ga u novu tabelu. Ovo je korisno za kopirati ili arhivirati podatke, smanjiti opterećenje kada se složeni upit izvršava na vrlo velikom volumenu ili jednostavno sačuvati "dio" informacija u određenom trenutku.
Razmotrite prodajni scenarij: svaki dan generirate sažetak iz već zatvorenih transakcija koje se neće mijenjati. Umjesto da stalno preračunavate taj sažetak za ogromno skladište, rezultate možete upisati u tabelu sažetka i koristiti je kao izvor izvještavanja. Napomena: Nova tabela je samostalna kopija i nije automatski povezana sa izvornim tabelama..
- Dio radnog upita za odabir i vratite tačno one zapise i polja koja su vam potrebna. Ako još nemate jedan, kreirajte ga i testirajte njegove rezultate u Datasheetu.
- Otvorite upit u prikazu dizajnaTo možete učiniti na nekoliko načina: ako je otvoreno u podatkovnom listu, kliknite desnim tasterom miša na karticu dokumenta i odaberite "Prikaz dizajna"; ako je zatvoreno, kliknite desnim tasterom miša na upit u oknu za navigaciju i odaberite "Prikaz dizajna".
- Na traci, pod Alati za upite, Otvorite karticu Dizajn i u grupi Tip upita odaberite "Kreiraj tabelu".Otvorit će se odgovarajući dijaloški okvir.
- In "Naziv tabele", upišite naziv koji će imati odredišna tabela ili odaberite postojeću ako je želite prebrisati (uz oprez).
- Odaberite odredišnu lokaciju: Možete kreirati tabelu u trenutna baza podataka ili u druga baza podataka navođenjem putanje do .accdb/.mdb datoteke. Ova opcija je veoma korisna ako trebate izvesti rezultat za drugi projekat.
- Pokrenite upit. Access će generirati novu tabelu sa zapisima koje je vratila selekcija. Ako kasnije ponovo pokrenete isti upit za kreiranje tabele, imajte na umu da se sadržaj zamjenjuje u skladu s konfiguriranim ponašanjem.
Važna nijansa: za razliku od upita za odabir, ovo je upit za radnjuIz sigurnosnih razloga, Access može blokirati izvršavanje ako baza podataka nije na pouzdanoj lokaciji ili ako niste omogućili sadržaj. U sljedećem dijelu objašnjavam kako izbjeći ovu blokadu..
Akcioni upiti i pouzdana baza podataka
Access klasificira kao "akcione upite" one koji izmijeniti podatke ili strukturu: dodavanje, ažuriranje, brisanje i kreiranje tabele. Budući da mijenjaju informacije, program dodaje slojeve sigurnosti kako bi spriječio njihovo nenamjerno izvršavanje.
Ako pokušate pokrenuti jedan od ovih upita i ništa se ne događa, pogledajte statusnu traku ili traku s porukama programa Access. Vjerovatno ćete vidjeti upozorenje poput ovog: "Onemogućeni način rada blokirao je radnju ili događaj." To znači da baza podataka nije označena kao pouzdana.
Rješenje je jednostavno: u traci s porukama ispod vrpce, Kliknite na "Omogući sadržaj"Zatim ponovo pokrenite upit. Od tog trenutka, Access će vam dozvoliti pokretanje akcijskih upita sve dok se baza podataka nalazi na pouzdanoj lokaciji ili je omogućena. Ako radite s više baza podataka, ponovite aktivaciju u svakoj od njih..
Podijeljeni obrasci za istovremeno pregledavanje i uređivanje
Prilikom rada s rezultatima upita, može biti vrlo praktično imati dva prikaza istovremeno: jedan u formatu proračunske tablice za brzo pregledavanje zapisa i drugi u formatu obrasca za praktično uređivanje. To je upravo ono što... podijeljeni obrazac.
Kreiranje je jednostavno. Iz navigacijske ploče, odaberite tabelu ili upit koji sadrži podatke koje želite prikazati. Zatim idite na Kreiraj > Više obrazaca > Podijeli obrazacAccess će generirati raspored s listom na vrhu ili dnu i obrascem s detaljima u drugom oknu. Koristite mrežu za pretraživanje ili implementaciju prilagođene tražilice u Accessu i obrazac za modifikaciju u skladu s kontekstom.
Savjeti za dizajn i uobičajene greške
U upitima koji kombinuju više tabela, ponekad ćete htjeti vratiti više polja u jednoj tabeli rezultata. Tehnički, ovo može "denormalizirati" informacije grupiranjem podataka o kupcima, operaterima i dobavljačima u jedan izlaz. Ovo je u redu za analizu ili izvještavanje, ali izbjegavajte korištenje ovih denormaliziranih tabela kao izvora za pisanje u produkcijskim sistemima..
Ako primijetite čudne naslove poput IzrazNNNN Kao rezultat toga, to je gotovo uvijek zato što ste isto polje dva puta uključili u mrežu dizajna. Vratite se u prikaz dizajna i izbrišite duplikat. To je trenutno rješenje koje čisti izlaz bez dodirivanja originalnih podataka..
Da biste održali kontrolu prilikom primjene složenih kriterija, dodajte uslove jedan po jedan i često izvršavajte upit. Na taj način, ako nešto ne filtrira kako se očekuje, moći ćete tačno odrediti tačku u kojoj odstupa. Ovaj inkrementalni pristup izbjegava gubljenje vremena na otklanjanje grešaka kod predugih izraza..
Također imajte na umu da upiti za odabir prikazuju podatke uživo. Ako uredite vrijednost u rezultatnom listu, ona će se promijeniti i u izvornoj tabeli. Ako ne želite mijenjati originalne podatke, kreirajte upit za kreiranje tabele i radite na rezultirajućoj kopiji..
Uključi/isključi prikaze za bržu iteraciju
Access olakšava prebacivanje između Prikaz dizajna konsultacija i Prikaz podatkovnog listaOva razmjena je ključna za brzu provjeru da li polja i kriteriji vraćaju ono što očekujete, bez čekanja na kraj dizajna za validaciju. Testiraj, pregledaj, ispravi i ponovo izvrši: to je idealna dinamika.
Da biste promijenili prikaze ako je upit otvoren, jednostavno kliknite desnim tasterom miša na karticu dokumenta i odaberite željeni prikaz. Ako je upit zatvoren, kliknite desnim tasterom miša na njega u oknu za navigaciju i otvorite ga u željenom prikazu. Savladavanje ovih prečica uštedjet će vam mnogo klikova tokom dugih radnih sesija..
Sada imate kompletnu mapu: šta su upiti za odabir, kako primijeniti kriterije i izraze, kako ih dizajnirati korak po korak i kako ih pretvoriti u nove tabele kada vam je potreban stabilan dump. Također znate kako izbjeći sigurnosne blokade i kada se osloniti na podijeljeni obrazac kako biste postigli agilnost. Odavde možete kreirati moćnije upite i držati svoju analizu pod kontrolom bez iznenađenja..
