Zakazivanje sastanaka u Microsoft Teamsu Ključno je za koordinaciju timova, prezentiranje sadržaja i održavanje toka rada bez gubitka informacija usput; sve se orkestrira iz Teams kalendara s direktnom sinhronizacijom s Outlookom.
U ovom praktičnom vodiču Objašnjavamo sve što trebate znati: kako kreirati, pozvati i upravljati učesnicima (uključujući i eksterne), koristiti Pomoćnika za zakazivanje, dijeliti linkove, dodati pristup putem biranja, kategorizirati, ponovo zakazivati sastanke funkcijom prevlačenja i ispuštanja, postaviti status „Prikaži kao“, upravljati sastancima s mobilnog uređaja, maksimalno iskoristiti Microsoft Teams Free, pa čak i postaviti ponavljajuće sastanke.
Osnovna sinhronizacija i zakazivanje s Outlookom
Kada zakažete sastanak u aplikaciji Teams, automatski se dodaje u vaš Outlook kalendar, a ako to uradite obrnuto, iz Outlooka, pojavit će se i u Teamsu. Na ovaj način izbjegavate dupliranje i greške u zakazivanju. Ako radije počinjete iz Outlooka, jednostavno kreirajte događaj i aktivirajte opciju da ga pretvorite u Teams sastanak kako bi se generirala veza za pristup i detalji sinhronizirali s vašim računom.
Ova integracija fluida je Idealno za one koji se tokom dana prebacuju između Teamsa i Outlooka, budući da se svaka promjena datuma ili vremena odražava u oba kalendara.
Osim toga, sinhronizacija donosi praktične prednosti kao što je slanje pozivnica putem Teams veze i, u scenarijima s audio konferencijama, automatsko uključivanje broja za uključivanje i ID-a konferencije prilikom zakazivanja iz Outlooka.
Pozivi i upravljanje učesnicima
Možete Pozovite učesnike prilikom kreiranja sastanka ili kasnije, uređivanje događaja u kalendaru Teamsa i dodavanje internih i eksternih osoba.
- Za interne asistente, napišite njihova imena U polju Gosti, ako želite razlikovati uloge, označite ko je obavezan, a ko opcionalan kako bi svi primili pozivnicu sa svojim ispravnim statusom.
- Za vanjske goste unesite njihovu punu adresu e-pošte. (na primjer, john@example.com) i Teams će poslati e-poruku s linkom za pridruživanje bez potrebe da pripadate vašoj organizaciji.
Timovi omogućavaju do 1.000 aktivnih učesnika na sastanku, a do 10 dodatnih osoba može ući u način rada samo za gledanje kada broj učesnika dostigne 000.
- Kreirajte ili otvorite sastanak u kalendaru Teamsa da biste počeli dodavati učesnike i definirati detalje.
- Unesite imena ili e-mail adrese u polje "Dodajte obavezne učesnike" i koristite opciju „Opcionalno“ za goste koji nisu neophodni.
- Kod vanjskih asistenata koristite punu adresu kako bi primili link za pristup u svojoj e-poruci.
- Odaberite Pošalji ili Pošalji ažuriranje tako da pozivnica stigne sa linkom za sastanak i ključnim informacijama.
Asistent za zakazivanje i dostupnost
Pomoćnik za zakazivanje vam pomaže da pronađi savršeno vrijeme za sve, prikazujući vremenske termine, vremenske zone i dostupnost gostiju u vrlo vizualnoj mreži. Mreža će biti zasjenjena kada je neko zauzet ili ima okvirni sastanak, a neće biti zasjenjena kada je slobodan, što znatno olakšava pronalaženje vremena koje odgovara svima.
- Pristupite čarobnjaku za zakazivanje s vrha iz obrasca za sastanak provjerite dostupnost i prilagodite datum i trajanje dok ne pronađete optimalno vrijeme.
- Nakon što su detalji definirani, pošaljite pozivnicu kako bi stiglo do svih učesnika sa dogovorenim vremenom i linkom za pridruživanje.
Dijelite linkove i brojeve za uključivanje
Takođe možete pozovite dijeljenjem linka za sastanakKreirajte ili otvorite sastanak u svom kalendaru, kopirajte URL koji se pojavi i distribuirajte ga putem e-pošte ili chata. Za one koji preferiraju telefonsko pridruživanje, dodajte lokalni pristupni broj i ID konferencije; ako zakazujete sastanak iz Outlooka i imate audio konferencije, ovi detalji se automatski ubacuju u pozivnicu.
Dijeljenje linka ubrzava proces registracije gostiju koji nisu bili na originalnoj listi ili koji se pridruže u zadnji čas, održavajući kontrolu iz čekaonice ako je tako konfigurirate.
Zapamti pregledajte opcije sastanka odlučiti ko može preskočiti čekaonicu, a ko može prezentirati, balansirajući sigurnost i fluidnost.
Kategorizacija i kontrola statusa "Prikaži kao"
Obojite i klasifikujte svoje kalendar s kategorijama za razlikovanje sastanaka po temi, prioritetu ili timu i njihovo brzo lociranje. Da biste označili postojeći sastanak, kliknite desnim tasterom miša na događaj u kalendaru, odaberite "Kategoriziraj" i odaberite boju koja identifikuje tu vrstu sastanka.
Takođe možete dodijelite kategoriju tokom programiranja iz samog obrasca, tako da je cijeli termin već kodiran od samog početka.
Država „Prikaži kao“ definira kako se pojavljujete u kalendaru (npr. Zauzet/a) i postavlja ga organizator; kada potvrde dolazak, učesnici će vidjeti status koji je naznačio organizator.
- U detaljima sastanka odaberite "Prikaži kao" i odaberite status koji najbolje odgovara vrsti termina.
- Učesnici mogu prilagoditi svoj status desnim klikom miša na sastanak, odabirom opcije "Prikaži kao" i odabirom željenih postavki.
Zadana vrijednost je „Zauzet“, što je idealno za izbjegavanje nenamjernog preklapanja s drugim pozivima.
Reprogramiranje i uređivanje s vašeg mobilnog telefona
Promjena rasporeda u vašem Teams kalendaru je jednostavna kao povuci i spusti događaj u novi termin. Prije spremanja, vidjet ćete dostupnost gostiju.
Ako više volite promijenite vrijeme iz detalja, otvorite sastanak, postavite datum i vrijeme i dodirnite "Pošalji ažuriranje" da biste automatski obavijestili učesnike.
Sa svog mobilnog telefona možete pregledavati i uređivati sastankeOtvorite aplikaciju Teams, dodirnite Kalendar, pridružite se sastanku i dodirnite Uredi ako ste organizator. Kada završite, dodirnite Gotovo da biste poslali promjene.
Redovni sastanci u Teamsu
Kako ne bih ponavljao isti citat iznova i iznova, postavite sastanak kao ponavljajući i definiše njegovu učestalost i datum završetka.
- Otvorite kalendar u aplikaciji Teams i dodirnite "Novi sastanak" u odgovarajućem kanalu ili chatu ili iz samog općeg kalendara.
- Dodajte naslov, datum, vrijeme početka i trajanje kao da je u pitanju običan sastanak.
- Aktivirajte opciju "Ponavljajući sastanak" da naznači da li će biti dnevno, sedmično, mjesečno itd., i da utvrdi kada serija završava.
- U sedmičnim periodima označite određene dane i vrijeme u kojem bi svaka sesija trebala biti održana kako bi se održala željena kadenca.
- Sačuvaj i dodaj učesnike da im pošaljete pozivnicu s linkom, koji ostaje isti u svim ponavljanjima.
Ponavljajući sastanci dijele link i detalje između svih instanci, što pojednostavljuje logistiku za organizatore i učesnike i izbjegava zabunu s različitim URL-ovima.
Ako vaša organizacija to dozvoljava, možete omogućiti opcije poput automatskog snimanja kako biste snimili sadržaj svake sesije i kasnije ga pregledali.