Efikasno organiziranje i klasifikacija podataka jedna je od najkorisnijih vještina pri radu s Excel proračunskim tablicama. S obzirom na količinu informacija koju možemo upravljati u jednoj radnoj knjizi, alati koji nam omogućavaju... logički sortiraj i filtriraj prema određenim kriterijima Postaje neophodno donositi bolje odluke i uštedjeti vrijeme.
Bez obzira da li radite sa listom kontakata, godišnjim budžetom ili bazom podataka o kupcima, savladavanje funkcija sortiranja i filtriranja omogućit će vam da se s lakoćom snalazite u bilo kojem skupu podataka. U ovom članku ćete naučiti... Kako sortirati i filtrirati podatke u Excelu korak po korak.
Šta znači sortirati podatke u Excelu?
Naručivanje podrazumijeva preurediti podatke određenim redoslijedom, bilo abecednim, numeričkim ili po datumu. Ova funkcija se može primijeniti na jednu kolonu ili više kolona odjednom. Na primjer, zaposleni mogu biti prvo navedeni po odjeljenju, a zatim po prezimenu, čime se postiže hijerarhijska struktura.
Osnovni načini sortiranja
- Uzlazni redoslijed: Od A do Ž za tekst, ili od najmanjeg do najvećeg za brojeve.
- Silazni redoslijed: Od Ž do A za tekst, ili od najvećeg do najmanjeg za brojeve.
Da biste primijenili brzo sortiranje:
- Odaberite bilo koju ćeliju u koloni koju želite sortirati.
- Idite na karticu Podaci i koristite dugmad Sortiraj od A do Ž o od Ž do A.
Sortiraj primjenom prilagođenih kriterija
Ako vam je potrebno više od osnovne narudžbe, možete definirati više kriterijaNa primjer, sortirajte po boji ćelije, fontu ili ikonama.
- Odaberite ćeliju unutar raspona podataka.
- Kliknite na Prilagođena narudžba unutar grupe „Sortiraj i filtriraj“.
- Odaberite osnovnu kolonu, vrstu sortiranja (vrijednosti, boja, font itd.) i željeni redoslijed.
Filtrirajte podatke: pogledajte samo ono što vam je potrebno
Filtriranje omogućava prikazati samo podatke koji ispunjavaju određene kriterijeSve što ne odgovara ostaje skriveno dok se filter ne ukloni.
Filteri ne brišu podatke; oni samo privremeno sakriti tako da možete raditi s podskupom kojim se lakše upravlja. Filtere možete primijeniti na jednu ili više kolona u tabeli.
Kako primijeniti filtere u Excelu
Za jednostavno filtriranje:
- Odaberite bilo koju ćeliju u rasponu podataka.
- Pritisnite dugme filter na kartici „Podaci“.
- U padajućoj strelici koja se pojavljuje ispod svakog naslova odaberite kriterije koje želite primijeniti.
Postoje tri glavne vrste filtera:
- Po vrijednosti: Izaberite jednu ili više specifičnih vrijednosti.
- Po formatu: Filtriraj po boji ćelije, fontu, ikoni itd.
- Po kriteriju: Kreirajte prilagođenu formulu ili uslov.
Više filtera
Također možete primijeniti više filtera odjednom. Na primjer, možete pretraživati klijente u određenoj regiji koji također imaju nepodmirene fakture.
Treba uzeti u obzir neka ograničenja:
- U padajućim listama filtera prikazuje se samo prvih 10.000 jedinstvenih vrijednosti.
- Kada filtrirate kolonu, ostale prikazuju samo opcije koje se primjenjuju na prethodni podskup.
Ponovna primjena ili brisanje filtera i sortiranja
Nakon što se primijene filteri ili sortiranja, mogu se ponovo aktivirati nakon ažuriranja podataka. Ovo je korisno kada su prisutne formule ili su dodani novi redovi.
Da biste to učinili:
- U tabulatoru inicio, u grupi "Uređivanje" kliknite na "Sortiraj i filtriraj" i odaberite Ponovo se prijavite.
Ako želite ukloniti sve primijenjene filtere i pregledati cijeli list:
- U istom meniju kliknite na Izbriši.
Uobičajene greške prilikom sortiranja ili filtriranja
Lako je napraviti određene greške koje mogu uticati na vaše filtere ili sortiranja:
- Skriveni redovi ili kolone: Neće se pravilno preurediti ako nisu vidljivi.
- Nedefinisani zaglavlja: Ako Excel ne prepoznaje vaš gornji red kao zaglavlje, može ga uključiti u sortiranje.
- Neispravne postavke lokalizacije: Kriteriji sortiranja mogu varirati ovisno o konfiguraciji vašeg računara, ovisno o vašem jeziku ili zemlji.
Napredne funkcije: Sortiranje, filtriranje i jedinstvenost
Od najnovijih verzija Excela, ugrađene su dinamičke funkcije koje omogućavaju filtriranje i sortiranje podataka pomoću formula direktno, bez potrebe za korištenjem menija. Ove funkcije su izuzetno moćne. Da biste dublje istražili kako savladajte napredne Excel funkcije, preporučujemo vam da pregledate ovaj resurs.
NARUČI
Ova funkcija omogućava dinamički sortirajte podatke u nizu. Na primjer:
=ORDENAR(A2:A20)
Gornja naredba vraća sortiranu listu A2:A20. Po potrebi možete odrediti redoslijed sortiranja i kolonu.
FILTER
Pomoću ove funkcije možete izvlači podatke koji ispunjavaju određene usloveNa primjer, da biste dobili podatke gdje kolona C ima „Na čekanju“:
=FILTRAR(A2:B20;C2:C20="Pendiente")
UNICOS
Devuelve lista bez duplikata iz određenog raspona. Idealno ako vam je potrebna lista jedinstvenih kupaca.
=UNICOS(A2:A20)
Korisne kombinacije
Ove funkcije možete kombinovati da biste dobili složenije rezultate:
- Jedinstveni kupci sortirani:
=ORDENAR(UNICOS(A2:A20)) - Klijenti sa jedinstvenim i uređenim dugovima:
=ORDENAR(UNICOS(FILTRAR(A2:A20;C2:C20="Pendiente"))) - Filtriraj i sortiraj po opadajućem iznosu:
=ORDENAR(FILTRAR(A2:B20;C2:C20="Pendiente");2;-1) - Ukupni dug po klijentu: Pozivanje na UNICOS formulu:
=SUMAR.SI(A2:A20;J2#;B2:B20)
Dobre prakse pri radu s filterima i sortiranjima
- Konvertujte svoje podatke u tabelu koristeći "Umetni → Tabela". Ovo olakšava upravljanje filterima i automatski ažurira raspone u formulama.
- SAD opisna imena u zaglavljima kako biste lako prepoznali šta filtrirate ili sortirate.
- Izbjegavajte prazne kolone u sredini raspona podataka. To može poremetiti filtriranje.
- Održavajte konzistentnost formata teksta, brojeva ili datuma unutar svake kolone.
Savladavanje Excelovih funkcija sortiranja i filtriranja podataka može napraviti ogromnu razliku u vašoj produktivnosti i sposobnosti analize informacija. Od osnovnih opcija do naprednih alata s dinamičkim formulama, postoji rješenje za svaki scenario.
