Praćenje promjena u Excel radnoj knjizi je ključno kada više osoba istovremeno uređuje datoteku ili kada se datoteka mijenja tokom sedmica. U ovom članku ćete naučiti kako pregledati detalje o tome ko, šta, kada i gdje je ćelija izmijenjena, kako filtrirati po rasponima ili listovima, kako aktivirati praćenje promjena u naslijeđenim verzijama, prihvatiti ili odbaciti izmjene i koja postoje ograničenja. Također ćete istražiti alternative, pa čak i način automatizacije zapisa pomoću Power Automate i Office Scripts. znati šta se dogodilo s vašim podacima.
Excel se razvio i danas koegzistiraju dva svijeta: moderno koautorstvo s funkcijom Prikaži promjene i naslijeđeno praćenje promjena, koje se oslanja na dijeljene radne knjige i ima svoja ograničenja. razumjeti kada koristiti svaki pristup štedi vas od grešaka u uređivanju i konflikata.
Prikaz promjena u Excelu: Šta je to i kako se koristi
Funkcija "Prikaži promjene" prikazuje vam jasnu i čitljivu historiju promjena u vašoj radnoj knjizi. ko je šta promijenio u kojoj ćeliji i kada se to dogodilo, kao i prethodnu vrijednost kako biste mogli vratiti promjene. Panel sortira unose od najnovijih do najstarijih i grupira grupne izmjene kako biste mogli razumjeti radnje odjednom.
Da biste vidjeli promjene u cijeloj radnoj knjizi, otvorite karticu Pregled i kliknite Prikaži promjene. Bočna ploča s karticama za uređivanje poredanim hronološki. Odatle možete istražiti svaku promjenu, a kod grupnih uređivanja, otići na Pregled promjena unutar te kartice kako biste detaljno pregledali svaku pogođenu ćeliju.
Ako vas zanimaju samo određeni dijelovi datoteke, možete ih filtrirati. Odaberite list, raspon ili ćeliju i kliknite desnim tasterom miša da biste odabrali Prikaži promene. To možete učiniti i sa panela: na vrhu proširite filter, izaberite List ili Raspon, unesite područje koje želite da pratite i potvrdite ikonom strelice da biste ga primenili.
Postoji vremensko ograničenje: historija dostupna u odjeljku "Prikaži promjene" čuva se do 60 dana. zadrži promjene Razmislite o izvozu izvještaja ili njihovom kombinovanju s drugim metodama arhiviranja ili automatizacije, kao što je aktiviraj automatsko spremanje.
Filtriranje i pregled podskupa: listova, raspona i ćelija
Kada knjiga raste, ne želite buku; želite fokus. suziti pogled, odaberite list, raspon ili ćeliju koja vas zanima i odaberite Prikaži promjene iz kontekstnog izbornika. Panel će se prilagoditi tom području.
Drugi način je filter same ploče. panelni filterNa vrhu otvorite birač opsega, odaberite Raspon ili List, odredite ciljni raspon ili list i potvrdite. Na taj način se možete fokusirati na ono što je važno, smanjujući vrijeme provedeno u poređenju nepovezanih ćelija.
Imajte na umu da se blokovi za masovne promjene pojavljuju grupirani na zasebnoj kartici. razgraditi svaku pogođenu ćeliju, kada odete u Pregled masovnih promjena kartice, proći ćete kroz svako pojedinačno uređivanje koje je činilo tu masovnu radnju, što je odlično kada neko lijepi ili popunjava podatke u velikim područjima.
Ako primijetite da nešto nedostaje, razmislite o vremenskom okviru od 60 dana i o tome kako se funkcija "Prikaži promjene" fokusira na sadržaj. postavke formata možda nisu ovdje navedeni, kao što ćemo vidjeti kasnije.
Kontrola promjena naslijeđenih sistema: Aktiviranje, konfiguriranje i dijeljenje
Klasično praćenje promjena u Excelu oslanja se na naslijeđene dijeljene radne knjige. traka za brzi pristup Dobra je ideja dodati naredbe na traku za brzi pristup, posebno u Microsoft 365 i Excelu 2021, 2019 i 2016 gdje više nisu toliko vidljive prema zadanim postavkama.
Da biste ih uključili, idite na Datoteka > Opcije > Alatna traka za brzi pristup. Kontrola promjena (naslijeđeno) U odjeljku Naredbe dostupne u odaberite Sve naredbe, pronađite Praćenje promjena (naslijeđeno) i Dijeli radnu knjigu (naslijeđeno) i dodajte ih. Kliknite U redu da biste ih sačuvali i uvijek ih imali pri ruci.
Sada kliknite na Praćenje promjena i odaberite Označi promjene. Izvršite kontrolu promjena prilikom modifikacije U dijaloškom okviru omogućite Praćenje promjena prilikom uređivanja (dijeljenje radne knjige) i Istakni promjene na ekranu. Ovo će istaknuti svako uređivanje i automatski promijeniti radnu knjigu u dijeljeni način rada.
Osim toga, kontrolna ploča nudi filtere za prilagođavanje onoga što se prati. Kada, Ko i Gdje Koristite ove filtere da biste suzili period, autorstvo i područja glavne knjige koje želite pratiti. Ova granularnost je savršena ako trebate revidirati samo određene periode, korisnike ili područja.
Kako označiti izmjene i pregledati historiju
Ako uključite opciju Istakni promjene na ekranu, Excel vizualno označava dodirnute ćelije. označene ćelije Vidjet ćete promjene u zaglavljima i mali trokut u izmijenjenoj ćeliji. Kada zadržite pokazivač miša iznad ćelije, pojavit će se bilješka s autorom, datumom i detaljima promjene.
Ako više volite tabelarni odnos, uključite opciju Prikaži promjene u novom listu u istom okviru Istakni promjene. Historijski list Bit će kreiran list pod nazivom Historija s listom sačuvanih promjena. Ovo olakšava reviziju, grupni pregled i eksterno arhiviranje.
Imajte na umu da opseg historije zavisi od opcija koje postavite za Kada, Ko i Gdje, kao i od toga da li je promjena sačuvana. List historije će nestati ako poništite izbor u polju za potvrdu Prikaži promjene na novom listu u trenutnoj radnoj knjizi.
Za veću privatnost tokom diskretnog pregleda, možete poništiti odabir opcije Istakni promjene na ekranu i zadržati praćenje aktivnim. snimaš bez da drugi vide brendovi u realnom vremenu, korisni u osjetljivim kontekstima.
Prihvati ili odbaci promjene: detaljna kontrola kvalitete
Kada dođe vrijeme za potvrdu, koristite opciju Prihvati ili Odbaci promjene u odjeljku Promjene na kartici Pregled ili iz opcije Praćenje promjena. prvo sačuvaj Excel će vas prvo zamoliti da ga sačuvate, a zatim možete filtrirati promjene koje želite pregledati po vremenu, korisniku ili regiji. Podrazumevano, prikazuje nepregledane promjene.
Svaka modifikacija koja će se procijeniti pojavit će se u čarobnjaku za pregled. Prihvati sve i Odbij sve Možete prihvatiti ili odbaciti jednu po jednu verziju ili koristiti opcije Prihvati sve i Odbaci sve za rješavanje u grupama. Ako je ćelija imala više izmjena od vašeg posljednjeg pregleda, možete ih redom pregledavati dok se ne odlučite za ispravnu verziju.
Nakon zatvaranja pregleda, vizualne oznake ostaju na listu. vizualni tragovi ostaju Ne uklanjaju se dok ne onemogućite praćenje promjena, što vam pomaže da identifikujete gdje se aktivnost dogodila čak i ako je već potvrđena.
U bilo kojem trenutku, ako trebate izaći iz procesa, koristite opciju Zatvori da biste se vratili na list. nastaviti kasnije Nećete izgubiti ono što ste već pregledali i moći ćete to kasnije nastaviti bez ikakvih problema.
Onemogući kontrolu promjena i sačuvaj dokaze
Ako odlučite da prestanete sa prijavljivanjem, idite na Pregled > Praćenje promjena > Istakni promjene i poništite izbor u polju za potvrdu Istakni promjene prilikom uređivanja. sačuvaj kopiju lista Historije Kada ga isključite, historija se uklanja iz radne sveske, pa je dobro prvo sačuvati kopiju lista historije.
Uobičajena taktika je da se opcija Prikaži promjene u novom listu ostavi omogućenom, da se list Historija kopira u drugu radnu svesku i da se sačuva kao revizijski trag. Historijski list za drugu knjigu Na ovaj način ne gubite sljedivost čak i ako zatvorite praćenje u operativnoj knjizi.
Važno: Kada isključite praćenje promjena, radna sveska više nije dijeljena. mogao bi prepisati prethodni rad Ako neko drugi sačuva svoju verziju nakon što ste je deaktivirali, ona bi mogla prebrisati prethodni rad. Koordinirajte se sa svojim timom kako biste izbjegli konflikte ili implementirajte planirano zamrzavanje.
Ograničenja naslijeđenih dijeljenih radnih knjiga
Zajedničke knjige su stara metoda sa značajnim ograničenjima. onemogućene funkcije Mnoge funkcije su onemogućene dok se radna sveska dijeli i prati, što može uticati na napredne tokove rada.
Na nivou nekompatibilnih elemenata ističu se: kreiranje ili umetanje tabela, dodavanje ili promjena uslovnih formata, dodavanje ili promjena provjera podataka, kreirajte ili mijenjajte pivot grafikone ili izvještaje, ubacujte ili mijenjajte slike ili druge objekte, ubacujte ili mijenjajte hiperveze, kreirajte ili pregledajte scenarije, ubacujte automatske međuzbirove, kreirajte tabele podataka, kreirajte ili mijenjajte izvještaje pivot tabela, kreirajte ili primijenite slicere, kreirajte ili mijenjajte mini grafikone ili dodajte Excel 4 dijaloške listove.
Kontrola promjena je orijentisana na sadržaj. modifikacije ćelija i formula Promjene ćelija i formula se zapisuju, ali ne sve promjene formatiranja ili radnje poput prikazivanja ili skrivanja redova ili kolona. Jednostavni proračuni ili vizualna podešavanja mogu biti izostavljeni iz zapisnika.
Takođe, to nije isto što i Poništi. Ne možete odbaciti promjene kao što je to slučaj s opcijom Poništi Svaka promjena se pregleda i prihvata ili odbacuje pojedinačno, bez obzira na to kada je napravljena.
Ako trebate razjasniti koja je ćelija nedavno promijenjena u stvarnom vremenu, možete se osloniti na funkcije i napredne formule. Funkcija CELL Koristan trik je korištenje funkcije CELL bez reference u formuli za vraćanje adrese posljednje dodirnute ćelije. Ovo je dopuna, a ne zamjena za formalno praćenje.
Automatizirajte evidentiranje i izvještavanje pomoću Office skripti i Power Automatea
Ako imate zadatke koji se ponavljaju, Office skripte y Power Automate Oni su snažan tandem. zabilježite dnevno očitavanje Zamislite da dnevno očitavanje zapisujete u Excel tabelu i razliku u odnosu na jučerašnje očitavanje šaljete e-poštom. To možete učiniti bez ručne intervencije i uz pouzdane zapise.
Prvo, pripremite radnu svesku sa tabelom koju očekuje vaš skript, na primjer ReadingTable sa kolonama za datum, čitanje i razliku. Kartica Automatiziraj Zatim, u Excelu, idite na karticu Automatizacija i kreirajte novi skript tako što ćete zalijepiti sljedeći kod i sačuvati ga pod prepoznatljivim imenom.
function main(workbook: ExcelScript.Workbook, newData: string): string {
const table = workbook.getTable('ReadingTable');
const readingColumn = table.getColumnByName('Reading');
const readingColumnValues = readingColumn.getRange().getValues();
const previousValue = readingColumnValues as number;
const currentDate = new Date(Date.now()).toLocaleDateString();
const newRow = -OFFSET(,-1,0)'];
table.addRow(-1, newRow);
const difference = Number.parseFloat(newData) - previousValue;
console.log(difference);
return difference.toString();
}Skripta ubacuje novi red s datumom, vrijednošću i formulom za razliku od prethodnog zapisa i vraća razliku kao tekst. izlaz će biti tijelo e-pošte Taj izlaz će biti tijelo automatizirane e-pošte u vašem toku.
Sada kreirajte planirani tok u oblaku u Power Automateu. svakodnevno ponavljanje Zakažite ponavljanje svaki dan i kliknite na dugme Kreiraj. U stvarnom scenariju, podaci mogu doći iz drugog izvora; za testiranje, inicijalizirajte ulaznu varijablu cijelog broja s testnom vrijednošću kao što je 1.
Dodajte akciju Pokreni skriptu za konektor programa Excel Online (Business). Pokreni skriptu Odaberite lokaciju, biblioteku, datoteku daily-readings.xlsx, naziv skripte i proslijedite ulaznu varijablu kao parametar newData. Ovo će pokrenuti skriptu na vašoj knjizi.
Rezultat skripte dostupan je kao rezultat dinamičkog sadržaja. Pošalji e-poruku (V2) Da biste poslali obavještenje, dodajte Pošalji e-poštu (V2) iz Outlooka i kreirajte poruku sa vraćenom razlikom, na primjer u tijelu: Jučerašnja razlika: i vrijednošću rezultata.
Praćenje promjena u ONLYOFFICE-u: historija verzija i još mnogo toga
Ako radite u ekosistemu ONLYOFFICE, praćenje promjena dolazi u drugačijem obliku. istorija verzija Uređivač tabela podrazumevano omogućava istoriju verzija, tako da se svaka sesija uređivanja čuva kao verzija. Kada korisnik zatvori datoteku, sesija se zatvara i kreira se nova verzija sa njegovim autorstvom i vremenskom oznakom.
Na kartici Saradnja otvorite Historiju verzija da biste vidjeli listu. promjene koje je napravio taj autor Kada odaberete verziju, promjene tog autora su istaknute bojom njegovog avatara, što olakšava čitanje i poređenje promjena napravljenih tokom određenih vremenskih perioda.
Ako trebate vratiti prethodno stanje, koristite opciju Vraćanje na odgovarajućoj verziji. vratiti prethodno stanje Ovo vam daje potpunu kontrolu nad razvojem dokumenta bez gubitka konteksta ko je napravio svaku izmjenu.
Pored historije, možete ručno istaknuti promjene formatiranjem ili bojama i ostaviti komentare u ćelijama kako biste objasnili odluke ili zatražili pregled. comentarios Komentari pružaju kontekst i ubrzavaju saradnju, posebno kada je više ljudi uključeno u isto područje.
Uz sve navedeno, možete odabrati metodu praćenja koja najbolje odgovara vašem scenariju: panel Prikaži promjene za detaljnu reviziju nedavnih izmjena, kontrolu naslijeđenih verzija ako su vam potrebni tokovi prihvatanja/odbijanja i list s karticama Historije, moderno koautorstvo za besprijekornu saradnju u oblaku ili alternative poput ONLYOFFICE-a s ugrađenom historijom verzija. vaš proces je pod kontrolom.