Danas je upravljanje plaćanjima, beneficijama i troškovima s vašeg mobilnog uređaja pomoću Microsoft i Windows alata mnogo lakše nego što se čini. Uz finansijske aplikacije, poslovne aplikacije, rješenja za kontrolu korištenja mobilnih podataka i alate za upravljanje uređajima, imate kompletan ekosistem na dohvat ruke za rad s novcem i njegovu organizaciju s bilo kojeg mjesta.
U sljedećim redovima vidjet ćete kako iskoristiti prednosti aplikacija poput Dynamics 365, Power Apps, Intune, Mobile Link i digitalnih SIM kartica (eSIM) za kontrolu troškova, upravljanje pomoći, sigurno kretanje u BYOD (donesi svoj vlastiti uređaj) okruženjima i povezivanje mobilnog telefona s Windows računarom gotovo kao da je u pitanju jedan ekran.
Aplikacija za mobilne troškove Dynamics 365: nadoknade, putovanja i pomoć direktno iz vašeg džepa
Unutar Microsoft ekosistema, jedan od ključnih elemenata za kompanije koje trebaju obrađivati troškove, naknade i finansijsku pomoć vezanu za putovanja i projekte je mobilna aplikacija za upravljanje troškovima Dynamics 365, dizajnirana na Microsoft Power Apps kao aplikacija na platnu.
Ovo rješenje se integrira s Dynamics 365 Project Operations (integrisanim s ERP-om i proizvodnim scenarijima) i objavljeno je unutar mobilne aplikacije Power Apps, omogućavajući svakom ovlaštenom zaposleniku da kreira, šalje i odobrava izvještaje o troškovima direktno sa svog pametnog telefona, bez potrebe za otvaranjem web klijenta za finansije.
Aplikacija je dizajnirana da proces učini što jednostavnijim: interfejs je visoko vizualan, orijentisan na zadatke i sadrži pojednostavljene tokove rada , tako da rezervacija taksija, hotela ili poslovnog ručka nakon sastanka postaje nešto što se može obaviti za nekoliko sekundi sa vašeg mobilnog telefona.
Ključna karakteristika je da aplikacija koristi tehnologiju optičkog prepoznavanja znakova (OCR) za automatsko čitanje informacija s računa i faktura. Fotografirate račun, aplikacija detektuje važne podatke (iznos, datum, valutu, poreze itd.) i generira stavku troška, spremnu za povezivanje s izvještajem o troškovima ili određenom grantom.
Ako želite, možete i sačuvati fotografije računa kako biste ih kasnije priložili , kada budete imali vremena da sastavite kompletan izvještaj. Ovo je odlično ako putujete, imate loš signal za mobilni telefon ili jednostavno želite da "sačuvate sve" i kasnije to pregledate u svoje slobodno vrijeme.
Šta možete uraditi s aplikacijom za troškove u Dynamics 365?
Aplikacija za upravljanje mobilnim troškovima dizajnirana je da pokrije cijeli životni ciklus troškova, od trenutka kada nešto platite do odobrenja i povrata novca. Ključne karakteristike za krajnjeg korisnika uključuju:
S jedne strane, možete kreirati pojedinačne troškove i kreirati sveobuhvatne izvještaje o troškovima , grupirajući stavke po putovanju, projektu, grantu ili periodu. Svaki trošak može uključivati kategoriju, projekat, način plaćanja, poreze i sva dodatna polja koja je vaša organizacija konfigurirala.
Sistem za prikupljanje računa je fleksibilan: imate mogućnost kreiranja novih računa, njihovog prilaganja, odvajanja ili brisanja ako su greškom preneseni. Ova detaljna kontrola nad priloženim dokumentima je veoma korisna za revizije ili kada trebate opravdati interne grantove i subvencije.
Izvještaji o troškovima mogu se sačuvati kao nacrti, poslati na odobrenje, preuzeti po potrebi i ponovo uređivati sve dok to politika kompanije dozvoljava. Na ovaj način, ako uočite grešku prije odobrenja, možete je ispraviti bez potrebe da počinjete ispočetka.
Nadalje, i zaposlenici koji generiraju troškove i oni koji su odgovorni za odobravanje izvještaja mogu pristupiti aplikaciji putem mobilne aplikacije Power Apps , s vezom u stvarnom vremenu s podacima Dynamics 365 Finance zahvaljujući Dataverse infrastrukturi i virtualnim entitetima.
Još jedna snaga je mogućnost prilagođavanja iskustva potrebama kompanije . Aplikacija platna može se prilagoditi u smislu vidljivih polja, tokova navigacije ili poslovnih pravila kako bi se uskladila s politikama potrošnje, grantova i projekata koje su već definirane u Dynamics 365 Finance.
Tehnička konfiguracija u Finance i Dataverseu za korištenje aplikacije za troškove
Da biste besprijekorno koristili ovu mobilnu aplikaciju za troškove, bitno je da je podešavanje upravljanja troškovima u Dynamics 365 Finance u potpunosti implementirano . To uključuje politike potrošnje, tokove rada odobravanja, kategorije, parametre putovanja i vidljivost polja izvještaja.
Što se tiče verzija, da bi se iskoristila najnovija poboljšanja, Finance mora biti na verziji 10.0.42 (10.0.2095.147 ili novijoj) ili 10.0.43 (10.0.2177.72 ili novijoj ), uvijek s najnovijim ažuriranjem kvalitete primijenjenim u produkcijskom okruženju.
Centralna komponenta integracije je Dataverse . Vaše Dynamics 365 Finance okruženje mora biti povezano s pravilno konfiguriranim Dataverse okruženjem. Ako već nije, morat ćete omogućiti Power Platform integraciju slijedeći vodič "Omogućavanje Power Platform integracije" i eksplicitno omogućiti Dynamics 365 aplikacije prilikom kreiranja vašeg Dataverse okruženja.
Nakon što postavite Finance i Dataverse, potrebno je da upravljate korisnicima u Dynamics 365 Finance . Svaka osoba koja će koristiti mobilnu aplikaciju mora imati korisnički račun povezan sa zapisom zaposlenika, s aktivnim poslom u zadanom pravnom subjektu i dodijeljenom ulogom zaposlenika, pored toga što mora imati konfiguriranu zadanu kompaniju u svojim korisničkim postavkama.
Paralelno s tim, aplikacija za upravljanje mobilnim troškovima mora biti instalirana u Dataverseu. Da biste to učinili, pristupite centru za administraciju Power Platforma , odaberite željeno okruženje, otvorite odjeljak Resursi > Dynamics 365 aplikacije i instalirajte aplikaciju „Dynamics 365 Expense Management“.
Sljedeći korak je vrlo tehnički, ali kritičan: ažuriranje virtualnih entiteta koje koristi mobilna aplikacija. Ovi entiteti služe za izlaganje Finance informacija Dataverseu bez dupliciranja podataka i moraju biti sinhronizirani kako bi Canvas aplikacija imala ažurne metapodatke i nesmetano funkcionirala.
Ključni virtuelni entiteti i komponente koda za mobilno iskustvo
Aplikacija za upravljanje mobilnim troškovima oslanja se na širok skup virtuelnih entiteta s prefiksom mserp_ , koji pokrivaju sve, od kataloga valuta do specifičnih parametara za putovanja, adrese i poreze. Održavanje ovih ažuriranih podataka osigurava da kada korisnik kreira trošak na svom mobilnom uređaju, vidi iste liste, kategorije i parametre kao u web interfejsu za finansije.
Među entitetima koje je potrebno pregledati i ažurirati su, na primjer, mserp_currencyentity za valute , entiteti vidljivosti polja troškova, prijevodi zemalja i regija, tabele parametara putovanja, postavke kilometraže i više specifičnih entiteta posvećenih mobilnoj verziji troškova i izvještaja.
Postoje entiteti dizajnirani za rukovanje glavnim podacima (mserp_trvexpmobilemasterdataentity) , drugi posvećeni putničkim aktivnostima i lokacijama, te relevantna grupa za kontrolu dokumenata i priznanica: od onih koji upravljaju dokumentima priloženim uz stavke troškova i izvještaje, do onih koji prikupljaju informacije o porezima, projektima ili načinima plaćanja.
Osim toga, da biste omogućili aplikaciji prikazivanje lokaliziranih oznaka i naprednih kontrola, morate omogućiti komponente koda okvira komponenti Power Apps u svom okruženju. Ovaj korak mora biti dovršen prije instaliranja aplikacije za mobilne troškove, jer neke kontrole interfejsa oslanjaju se na ove komponente za ispravan prikaz informacija na različitim jezicima.
Nakon što je rješenje instalirano i entiteti ažurirani, vrijeme je za odobravanje pristupa u Dataverseu . Budući da je riječ o aplikaciji platna, dijeli se s korisnicima slijedeći standardnu proceduru Power Appsa, obično odobravajući pristup sigurnosnom timu ili određenim korisnicima.
Licence i uloge za pristup aplikaciji za mobilne troškove
Da bi se korisnici mogli povezati i registrovati svoja plaćanja, pomoć ili putne troškove sa svog mobilnog uređaja, moraju ispuniti dva uslova: imati odgovarajuću Dynamics 365 licencu i imati konfigurisane sigurnosne uloge u Dataverseu.
Što se tiče licenciranja, svaki korisnik mora imati barem jednu licencu za Teams for Dynamics 365 član ili višu , dodijeljenu iz administratorskog centra Microsoft Entra. Ovo osigurava da korisnik ima pravo koristiti mogućnosti poslovnih aplikacija objavljenih putem Dataversea.
Na strani Dataversea, najbolja praksa je dodijeliti svakoj osobi uloge Osnovni korisnik i Korisnik mobilnih troškova . Ove sigurnosne uloge omogućavaju povezivanje s prilagođenim konektorom i garantuju pristup virtuelnim tabelama potrebnim za rad s izvještajima o troškovima, računima, dokumentima i parametrima.
Umjesto dodjeljivanja uloga pojedinačnim korisnicima, mnoge organizacije preferiraju kreiranje tima u Dataverseu i dodjeljivanje tih uloga njemu. Svaki zaposlenik dodan u taj tim automatski nasljeđuje dozvole, što znatno olakšava upravljanje dodavanjem i uklanjanjem zaposlenika.
Kada je sve spremno (podešavanje finansija, povezivanje Dataverse-a, ažuriranje virtuelnih entiteta, instaliranje rješenja i dodjela uloga), zaposleni mogu preuzeti mobilnu aplikaciju Power Apps, prijaviti se sa svojim korporativnim računom i pronaći aplikaciju za troškove kako bi počeli evidentirati račune, plaćanja, putovanja i zahtjeve za pomoć.
Aplikacija eSIM i mobilni planovi u Windowsu: kontrola povezivosti podataka
Pored isključivo finansijskih aplikacija, Microsoft također olakšava upravljanje mobilnim podatkovnim planovima direktno iz Windowsa , što je vrlo korisno kada koristite laptop za povezivanje s portalima za pomoć, online bankarstvom ili korporativnim alatima izvan vašeg doma.
Takozvani Always Connected PC-ji, bazirani na ARM procesorima, ukazuju na novu generaciju laganih laptopa sa dobrim trajanjem baterije i stalnom povezivošću . Ovi uređaji integrišu eSIM-ove, odnosno digitalne SIM kartice zalemljene na matičnu ploču koje korisnicima omogućavaju pretplatu i promjenu podatkovnih planova bez potrebe za umetanjem fizičke kartice.
Za upravljanje ovim planovima, Microsoft je razvio aplikaciju Mobilni planovi za Windows 10 , osmišljenu da registraciju za podatkovni plan kod operatera učini jednako jednostavnom kao povezivanje na vašu uobičajenu Wi-Fi mrežu. Iz ove aplikacije možete odabrati svog provajdera, konfigurirati svoj plan, pregledati potrošnju podataka i upravljati podatkovnom vezom povezanom s vašim laptopom.
Ideja je da možete aktivirati privremeni plan kada vam je potrebna veza izvan kancelarije ili kuće , što je vrlo korisno ako ćete obrađivati pomoć online, pristupati svom ERP-u u oblaku ili pregledavati finansijske izvještaje iz hotela, voza ili aerodroma.
U početku su Mobile Plans imali samo nekoliko integriranih operatera (kao što su KDDI u Japanu, Swisscom u Švicarskoj ili Tele2 u Švedskoj), ali namjera je da sve više operatera usvoji platformu kako upotreba eSIM-a u laptopima i Windows tabletima postaje sve raširenija.
Upravljanje mobilnim uređajima pomoću Microsoft Intune-a i Endpoint Manager-a
Tradicionalno, upravljanje uređajima se obavljalo pomoću lokalnih alata poput Configuration Managera, dizajniranog za opremu u vlasništvu kompanije. Međutim, porast BYOD (Bring Your Own Device) modela znači da mnogi zaposleni koriste svoje lične mobilne telefone za pristup e-pošti, aplikacijama za troškove, korporativnom bankarstvu ili portalima za pomoć.
Kako bi se riješio ovaj scenario, Microsoft nudi paket rješenja za upravljanje mobilnim uređajima (MDM) i upravljanje mobilnim aplikacijama (MAM) koja omogućavaju upravljanje i zaštitu podataka na uređajima u vlasništvu kompanije i ličnim uređajima bez narušavanja privatnosti korisnika.
Endpoint Manager objedinjuje Intune i Configuration Manager u jednoj konzoli i integrira se s Azure Active Directory (trenutno Microsoft Entra ID) , gdje se nalaze identiteti korisnika i grupa. Prije nego što bilo ko pristupi korporativnoj mreži, Endpoint Manager provjerava Azure AD kako bi vidio ko su ti korisnici, koje dozvole imaju i da li je njihov uređaj u skladu sa sigurnosnim politikama.
Intune također uključuje specifične funkcije upravljanja mobilnim aplikacijama , koje IT odjel može koristiti za distribuciju internih aplikacija, kontrolu njihovih ažuriranja, ograničavanje radnji kopiranja i lijepljenja ili brisanje samo korporativnih podataka ako se uređaj izgubi ili zaposlenik napusti kompaniju.
Za šta se zapravo koriste Microsoft MDM i MAM?
U praksi, MDM politike vam omogućavaju da detaljno definišete kako se uređaj ponaša prilikom pristupa osjetljivom sadržaju , kao što su finansijski izvještaji, portali za dodjelu grantova ili aplikacije za upravljanje troškovima.
Tipična politika može zahtijevati od zaposlenika da pristupaju korporativnom portalu samo putem sigurnih Wi-Fi mreža ili putem VPN-a , blokiraju korištenje otvorenih javnih mreža i ograničavaju sumnjive veze. Ovo je ključno za sprječavanje krađe akreditiva pri radu iz kafića, aerodroma ili dijeljenih mreža.
Još jedna bitna mogućnost je daljinsko brisanje: ako se uređaj izgubi, ukrade ili zaposlenik ode, administratori mogu vratiti terminal na tvorničke postavke ili izbrisati samo podatke kompanije , a lične podatke (fotografije, privatne aplikacije, chatove itd.) zadržati netaknutim.
Što se tiče aplikacija, Intune vam omogućava objavljivanje poslovnih aplikacija na korporativnom portalu , tako da svaki korisnik vidi samo aplikacije koje su mu relevantne i može ih instalirati, ažurirati ili deinstalirati na kontroliran način. Ovo je vrlo korisno ako implementirate aplikacije za internu podršku, upravljanje troškovima ili specifično korporativno bankarstvo.
U oblasti zaštite podataka, kombinacije MDM i MAM omogućavaju primjenu mjera kao što su uslovni pristup povjerljivim informacijama, blokiranje izvoza podataka u ličnu memoriju ili zabrana slanja e-pošte na eksterne domene prilikom rada sa kritičnim finansijskim podacima.
Ključne karakteristike Microsoft mobilnog upravljanja
Među glavnim prednostima Microsoftovog ekosistema za upravljanje uređajima koji obrađuju plaćanja i pomoć, ističe se centralizirana administracija s Intuneom i Endpoint Managerom , kompatibilna s Androidom, iOS/iPadOS-om, Windowsom, macOS-om i nekim Windows Server uređajima.
Organizacije koje već koriste lokalni Configuration Manager mogu se odlučiti za zajedničko upravljanje , raspoređujući opterećenje između lokalnog okruženja i oblaka. Ova opcija je posebno pogodna za kombinaciju korporativnih i BYOD uređaja , omogućavajući postepenu migraciju usluga bez naglog gašenja.
Endpoint Manager također može povezati zakupca s lokalnim Configuration Managerom kako bi njime upravljao iz oblaka, što je vrlo korisno kada želite pratiti s jedne kontrolne ploče koji uređaji pristupaju financijskim aplikacijama, portalima za pomoć ili bankarskim platformama.
Osim toga, politike za sprječavanje gubitka podataka mogu se definirati kako bi se prisililo automatsko spremanje kritičnih informacija u oblaku ili na centralnim serverima , sprječavajući korisnika da slučajno izbriše relevantne podatke iz plaćanja, računa ili izvještaja o pomoći.
Kako implementirati Intune za zaštitu upravljanja plaćanjima i pomoći
Ako vaša organizacija počinje od nule, najbrži način za početak je kupovina Microsoft 365 licenci koje uključuju Intune i Endpoint Manager , kao što su izdanja Enterprise, Business Premium, Education ili Government koja integrišu MDM i MAM.
Nakon što nabavite licence, sljedeći korak je konfiguriranje naziva domene u Azure AD/Entra , dodavanje korisnika i grupa ili sinhronizacija lokalnog Active Directoryja i dodjeljivanje licenci onima koji će registrirati uređaje i koristiti korporativne aplikacije.
Zatim trebate utvrditi koji će alat biti MDM autoritet (Intune ili Configuration Manager) , prenijeti aplikacije kojima će se upravljati (na primjer, aplikacija za troškove kompanije, bankarske aplikacije ili portali za pomoć) i definirati konfiguraciju uređaja i politike zaštite podataka.
Portal kompanije, gdje se korisnici povezuju kako bi registrovali svoje uređaje i instalirali aplikacije, može se prilagoditi logotipom i tekstom kompanije . Ovo pomaže zaposlenima da lako prepoznaju okruženje i znaju da instaliraju službene aplikacije.
Konačno, omogućava se registracija uređaja za podržane platforme (Windows, iOS, Android, macOS) i kreiraju se pravila usklađenosti i uvjetnog pristupa koja će definirati ko može pristupiti kojim resursima i s kojeg tipa uređaja.
Mobile Link i Windows Link: Povežite svoj mobilni uređaj sa računarom radi boljih performansi
Još jedan vrlo zanimljiv alat za svakodnevnu upotrebu je Phone Link u Windowsu , koji vam omogućava da povežete svoj Android ili iPhone uređaj sa računarom i upravljate pozivima, SMS-om, obavještenjima i, u mnogim slučajevima, mobilnim aplikacijama sa radne površine.
Za Android, aplikacija Link to Windows dolazi unaprijed instalirana na mnogim Samsung, HONOR, OPPO, ASUS, Vivo i drugim telefonima ili se može preuzeti s Google Playa ili Samsung Galaxy Storea. Za najbolje iskustvo preporučuje se korištenje Androida 10 ili novije verzije i računara s operativnim sistemom Windows 10 (ažuriranje iz oktobra 2022. ili novije) ili Windows 11.
Nakon povezivanja, možete čitati i odgovarati na tekstualne poruke, pregledavati nedavne fotografije, koristiti kompatibilne mobilne aplikacije, upućivati i primati pozive i upravljati obavještenjima bez dodirivanja telefona - savršeno ako ispunjavate obrasce za pomoć ili pregledavate izvještaje o troškovima na velikom ekranu.
Da biste započeli s računara, jednostavno potražite Mobile Link u traci zadataka, prijavite se pomoću Microsoft računa, slijedite upute za instaliranje ili otvaranje aplikacije Link to Windows na mobilnom uređaju i koristite QR kod koji se pojavljuje na računaru da biste dovršili uparivanje.
Davanjem potrebnih dozvola (obavijesti, pristup fotografijama, pozivima itd.), dva uređaja su povezana i možete prilagoditi šta želite sinhronizirati iz samog Mobile Linka: aktivirati ili deaktivirati obavještenja, poruke, pozive, fotografije, lokaciju za pohranu primljenih datoteka, reprodukciju zvuka, trenutnu zonu bežične pokrivenosti, međuspremnik između uređaja i još mnogo toga.
Povežite iPhone s Mobile Linkom i upravljajte dozvolama
S iPhoneom je iskustvo malo drugačije, ali također dodaje vrijednost ako koristite telefon za bankovnu autentifikaciju, verifikacijske SMS poruke ili pozive vezane za vaše finansijske transakcije . U ovom slučaju, uparivanje se prvenstveno vrši putem Bluetooth Low Energy (BLE).
Da biste ga koristili, potreban vam je računar sa operativnim sistemom Windows 10 (ažuriranje iz maja 2019. ili noviji) ili Windows 11, kompatibilan sa BLE, i iPhone sa iOS 15 ili novijim . Otvorite Mobile Link na računaru, odaberite iPhone kao tip telefona, skenirajte generisani QR kod kamerom vašeg iPhone-a i slijedite uputstva.
Tokom procesa, sistem će vas tražiti da odobrite dozvole za obavještenja, poruke i sinhronizaciju kontakata . Ove dozvole su vam neophodne da biste mogli čitati SMS poruke na svom uređaju, vidjeti ko vas zove, odgovarati pomoću tastature računara i primati važna obavještenja u vezi s plaćanjima ili pomoći.
Ako ikada poželite prestati koristiti funkciju uparivanja, možete zaboraviti uređaj u Bluetooth postavkama i na Androidu i na iPhoneu , te ga ukloniti iz Mobile Linka na Windowsu. Ako dođe do greške pri uparivanju, obično je dovoljno jednostavno isključiti i ponovo uključiti Bluetooth i skenirati QR kod.
Vrijedi zapamtiti da, baš kao i kod Intunea, vi kontrolišete koje podatke dijelite . Poništavanje odabira polja za dozvolu znači da ta funkcija (na primjer, pregled poruka ili obavještenja) više neće biti dostupna na vašem računaru, a informacije će ostati samo na vašem mobilnom uređaju.
Sa cijelim ovim skupom alata - aplikacijom za mobilne troškove Dynamics 365, Dataverseom i njegovim virtuelnim entitetima, upravljanjem podatkovnim planovima s eSIM-om i mobilnim planovima, sigurnošću Intunea i Endpoint Managera te svakodnevnom integracijom s Mobile Linkom - imate prilično kompletan ekosistem za obradu plaćanja, opravdavanje subvencija, kontrolu troškova i siguran rad između mobilnog uređaja i Windowsa , iskorištavajući najbolje od svakog uređaja i minimizirajući papirologiju i tehničke probleme.
