Kako povezati datoteke i raditi s vanjskim podacima u programu Access

  • Uvoz kopira podatke i strukturu; povezivanje održava vezu u realnom vremenu bez dupliranja.
  • Tekstualne datoteke: Jasno definirajte razdjelnike/kvalifikatore i tipove u prvih 25 redova.
  • Slike po putanji: Sprema putanju do teksta i učitava je u obrasce pomoću kontrole slike i VBA.
Daniel Terrasa

10 minuta

Vodič za povezivanje datoteka u Access bazama podataka

Rad s datotekama i vanjskim podacima u programu Access Nije stvar samo u kopiranju i lijepljenju: izbor između uvoza ili povezivanja određuje kako će se vaše tabele ponašati, hoće li biti duplikata, šta će se dogoditi sa odnosima, pa čak i kako će izgledati greške poput #Num!. U ovom vodiču detaljno objašnjavam kako uvesti ili povezati. integrirajte podatke i datoteke u Accessu iz drugih Access baza podataka, iz teksta s razgraničenim ili fiksnim širinama i kako se povezati s resursima kao što su slike bez povećanja veličine baze podataka.

Cilj je da možete mudro odlučiti kada vam to odgovara kopirati podatke (uvoz), kada se povezati u realnom vremenu (link) i kako izbjegavajte tipične greške: loše detektovani tipovi podataka, izgubljeni odnosi, polja za pretraživanje koja prikazuju ID-ove umjesto vrijednosti ili baze podataka koje postaju glomazne zbog pohranjivanja slika u OLE formatima. Također ćete vidjeti poseban slučaj ODBC veza i kako automatizirati repetitivne procese.

Uvoz podataka iz druge Access baze podataka

Uvoz iz Accessa u Access omogućava vam kopiranje tabela, upita, obrazaca, izvještaja, makroa i modula (iz .mdb/.accdb). Ako je izvor .mde/.accde, moći ćete uvesti samo tabele.Možete donijeti definicija sa ili bez podataka i, ako želiš, pusti da veze dođu.

  • Ograničenja koja treba uzeti u obzirNe možete prebrisati postojeće objekte ili dodati zapise samom operacijom uvoza, niti možete preskočiti određena polja ako uvozite cijelu tabelu/upit (možete uvesti samo definiciju da biste unijeli praznu tabelu). Ako je izvorna tabela već povezana, Access će se automatski prebaciti na operaciju povezivanja..
  • Polja za pretraživanje i upiti: ako izvorna tabela ima polja za pretraživanje ka drugoj tabeli/upitu, ona također dovodi te izvore tako da prikazane su čitljive vrijednosti I ne samo identifikatore. Upite možete uvesti kao upite (a zatim morate unijeti osnovne tabele) ili kao tabele rezultata.
  • PripremaZatvorite izvorni kod (bez ekskluzivnog zaključavanja), otvorite odredište s dozvolama za pisanje i imajte jasnu listu objekata koje ćete unijeti. Ako kasnije trebate dodati postojeće tabele, planirajte upit za prilog.

Čarobnjak za uvoz Access baze podataka

Kako pokrenuti čarobnjaka za uvoz

  1. Lokacija AsistentaU programu Microsoft 365/Access 2019/2021 idite na Vanjski podaci > Novi izvor podataka > Iz baze podataka > Access. U programu Access 2016 idite na Vanjski podaci > Uvoz i povezivanje > Access. Otvara se čarobnjak „Vanjski podaci: Access baza podataka“.
  2. Tok rada: označava izvornu datoteku, odaberite "Uvoz tabela, upita, obrazaca, izvještaja, makroa i modula u trenutnu bazu podataka" i kliknite na OK. Pod "Uvoz objekata" odaberite šta vam je potrebno na svakoj kartici (Tabele, Upiti itd.).
  3. Ključne opcije Iz okvira „Opcije“: možete preuzeti odnose, prilagođene menije/trake (kartica Dodaci), sačuvane specifikacije uvoza/izvoza i grupe iz navigacijskog okna. Za tabele odlučite da li želite Definicija i podaci o Samo definicijaza upite, "Kao upitiTheKao stolovi".
  4. Zatvaranje čarobnjaka: Nakon završetka, Access kopira i prijavljuje greške ako ih ima. Možete sačuvaj specifikaciju uvoz da biste kasnije ponovili operaciju bez ponovnog konfiguriranja čarobnjaka.

Povezivanje tabela iz druge Access baze podataka

Povezivanje u Accessu Kreirajte posebne tabele u vašoj ciljnoj bazi podataka koje pokazuju na stvarne izvorne tabele. Vidjet ćete i uređivati trenutne podatke, ali nećete moći promijeniti strukturu iz tabele povezane sa odredišta.

  • Opseg i ograničenjaPovezane su samo tabele; ne upiti ili objekti interfejsa. Ne možete povezati tabelu koja je već povezana tabela u izvoru: kreiraj direktnu vezu u osnovnu tabelu. Ako unesete više povezanih tabela, odnosi se poštuju u odredištu (bez mogućnosti da ih tamo mijenjate).
  • Polja za pretragu U vezama: Ako polje traži vrijednosti u drugoj tabeli, kreirajte i vezu do te povezane tabele; u suprotnom, u odredištu ćete vidjeti identifikatore, a ne opisni tekst.
  • Imena i sudariKao i kod uvoza, ako objekt s tim imenom već postoji, Access dodaje broj (Tabela1, Tabela2, itd.). Za dodavanje zapisa koristite upiti o prilozima, a ne link.

Koraci za povezivanje tabela u Accessu

Priprema i povezivanje korak po korak

  1. Pronađite porijeklo (MDB, MDE, ACCDB ili ACCDE); ako ima lozinku, tražit će je od vas. Odlučite s kojim se tabelama povezujete. Zatvorite izvorni kod kako biste izbjegli zaključavanje i otvorite odredište s dozvolama.
  2. Pokrenite čarobnjakaVanjski podaci > Access (ili Novi izvor podataka > Iz baze podataka > Access). Odaberite datoteku i odaberite "Povežite se sa izvorom podataka kreiranjem povezane tabele".
  3. Odaberite tablice Kliknite na "Poveži tabele" i U redu. Access će odmah kreirati povezane tabele.
  4. VerifikacijaOtvorite povezane tabele u Datasheetu i provjerite da li se podaci i odnosi prikazuju kako se očekuje. Ako polje za pretraživanje prikazuje ID-ove, povežite tabelu iz koje potiču vrijednosti.

Uvoz i povezivanje tekstualnih datoteka (razgraničenih i fiksne širine)

Access podržava .txt, .csv, .asc i .tab datoteke i za uvoz i za povezivanje. Da bi čarobnjak "razumio" datoteku, zapisi moraju biti u redovima, a polja moraju biti konzistentno odvojena: sa delimiter (zarez, tačka-zarez, tabulator, razmak, itd.) ili sa fiksna širina po koloni.

  • RazgraničenoSvaki zapis ide u jedan red, a polja su odvojena jednim znakom. Ako vrijednost sadrži razdjelnik, stavite je u kvalifikator teksta (» ili '). Npr.: «New York, Chicago» ako je razdjelnik zarez.
  • Fiksna širinaSvako polje je iste dužine u svim zapisima; svaki višak se dopunjuje razmacima. Čarobnjak može detektovati kolone i omogućava vam da podesite vertikalne linije za razgraničenje polja.

Detekcija tipaAccess ispituje prvih 25 redova kako bi zaključio tip podataka svakog polja. Ako u tim redovima miješate tipove (tekst/broj/datum), vjerovatnoća izostaviti ili pogrešno pretvoriti podaci. Vrijednosti koje nisu tekst, a koje želite tretirati kao tekst (npr. kodove s vodećim nulama), stavite u navodnike.

Uvoz i povezivanje tekstualnih datoteka u Accessu

Pripremite izvornu datoteku

  • Brzi pregled U editoru (Notepad, Word): Potvrdite da li je razgraničena ili fiksne širine; otkrijte razgraničnik i, ako je primjenjivo, sve tekstualne kvalifikatore. Uvjerite se da svako polje zadržava svoj tip duž redova.
  • Tehnička ograničenjaAccess ne podržava više od 255 kurseva po tabeli. Ako dodajete podatke postojećoj tabeli, struktura se mora podudarati (isti broj kolona i kompatibilni tipovi); u suprotnom, pripremite novu tabelu.
  • limpiezaUklanja nepotrebne prazne redove i suvišne znakove (tabulatore, znakove za povratak, prijelome redova) koji nisu dio formata. Ako u odredištu postoje obavezna polja, provjerava da li nedostaju podaci ili da li polje dozvoljava null vrijednosti.
  • Zaglavlja: ako datoteka Ne. uključuje nazive polja, razmislite o dodavanju prvog reda sa zaglavljima (samo za razgraničena polja). Kod polja fiksne širine, čarobnjak ne nudi opciju korištenja prvog reda kao zaglavlja.

Uvoz tekstualne datoteke u Access

  1. inicioVanjski podaci > Iz datoteke > Tekstualna datoteka (u programu Access 2016: Vanjski podaci > Tekstualna datoteka). Navedite datoteku i odaberite želite li kreirati novu. novi sto o anektirati ćeš na postojeći.
  2. formatAccess će predložiti opciju "Razgraničena" ili "Fiksna širina". Potvrdite i kliknite na dugme "Dalje". Za opciju "Razgraničena", odredite delimiter y el kvalifikator teksta (» ili '). Označite "Prvi red sadrži nazive polja" ako je primjenjivo. Za fiksnu širinu, prilagodite linije za razdvajanje kolona.
  3. Polja i tipoviPrilikom uvoza u novu tabelu, provjerite svaku kolonu: naziv, tip podataka, da li je indeksirana i da li želite preskoči bilo koji ("Ne uvozi polje"). Ako je tabela nova, odluči primarni ključ (neka Access kreira automatsko numerisanje ili odabere kolonu).
  4. ZavršetakDajte naziv tabeli i kliknite na dugme Završi. Ako tabela već postoji i odlučili ste da kreirate novu sa tim imenom, Access će vas pitati da li želite da je prepišete. sačuvaj specifikaciju uvezeno za ponovnu upotrebu.

Poveži tekstualnu datoteku

ProtokVanjski podaci > Iz datoteke > Tekstualna datoteka > “Povežite se sa izvorom podataka kreiranjem povezane tabeleČarobnjak je sličan čarobnjaku za uvoz: odaberite Razgraničena/Fiksna širina, postavite razdjelnik i kvalifikator, pregledajte tipove polja i definirajte naziv povezana tabela.

RezultatU Accessu ćete imati strukturu tabele samo za čitanje, koja uvijek odražava sadržaj tekstualne datoteke. Da biste promijenili podatke ili strukturu, uredite izvornu datoteku. Ako trebate sačuvati snimak koji se može uređivati, uvezite ga umjesto povezivanja.

pristup webu

Povezivanje slikovnih datoteka u Accessu bez OLE-a: putanje i obrasci

Sačuvaj slike kao OLE unutar baze podataka je klasičan postupak koji nepotrebno povećava njenu veličinu. Efikasna alternativa je pohrani samo putanju datoteke u tekstualnom polju (npr. PhotoPath) i prikažite sliku u obrascima/izvještajima pomoću kontrole slike.

Preporučena struktura: koristi polja kao što su IDKupaca (AutomatskiNumber), Ime (Tekst) i RutaFoto (Tekst)U RutaFoto možete sačuvati lokalne ili mrežne rute, na primjer: C:\\FOTOGRAFIJE\\MARIA.JPGNa ovaj način, baza podataka se ne povećava i svaki zapis ukazuje na svoju datoteku na disku.

ObrazacDodajte polje PhotoPath i kontrolu Image (svojstvo Image = (none), način rada Size = Stretch). Nazovite ga, na primjer, Slika klijentaPomoću male VBA procedure, svaki put kada promijenite putanju, kontrola će učitati fotografiju.

Primjer VBA koda (Nakon događaja ažuriranja kontrole RutaFoto):

Private Sub RutaFoto_AfterUpdate()
    If Not IsNull(Me.RutaFoto) Then
        Me.ImagenCliente.Picture = Me.RutaFoto
    Else
        Me.ImagenCliente.Picture = ""
    End If
End Sub

Izveštaji- Isti pristup funkcioniše i u izvještajima; učitajte sliku u odgovarajući događaj (npr. Form_Current ili When Formatting Section). Ako vam je pisanje putanja ručno nezgrapno, možete automatizirati pomoću dugmadi i dijaloške okvire za odabir datoteke i spremanje putanje.

Uvoz iz Excela i XML-a, specifikacije i kartica Vanjski podaci

Kartica Vanjski podaci Centralizuje čarobnjake za unos informacija iz Accessa, Excela, teksta i XML-a. Za Access kliknite na "Access" i odlučite da li želite uvesti objekte ili povezati tabele. Za Excel i XML, čarobnjaci vas vode kroz mapiranje kolona i opcije formatiranja.

Tekstualni asistent: Napredno dugme: omogućava vam kreiranje/otvaranje specifikacija u starom formatu. Iako danas možete sačuvaj specifikaciju Od posljednjeg ekrana za uvoz, dugme Napredno je i dalje korisno ako vam je potrebna unatrag kompatibilnost ili za spremanje specifikacije veze.

Sačuvani uvoziKada konfigurirate čarobnjaka i spremite specifikaciju, postupak možete ponoviti s iste kartice. bez rekonfiguracije delimiteri, tipovi, indeksi i druge opcije. Vrlo korisno za periodična učitavanja.

Sada imate jasan plan za odlučivanje između uvoza ili povezivanja, rukovanje tekstom s razgraničenim ili fiksnim širinama, izbjegavanje problema s tipom i duplikatima te povezivanje datoteka poput slika putem putanje kako biste održali laganu bazu podataka. Dodajte ODBC i automatizaciju i imat ćete efikasan, robustan i održiv radni tok.

Uvoz i izvoz Excel podataka.
Vezani članak:
Kako korak po koraku uvesti i izvesti podatke u Excelu