Sve više se oslanjamo na digitalne dokumente za posao, potpisivanje ugovora , slanje ponuda i rješavanje administrativnih procedura. To znači da moramo biti u mogućnosti dokazati ko je kreirao datoteku i da ona od tada nije mijenjana. Štampanje, potpisivanje rukom i skeniranje postaju nezgrapni i nesigurni za većinu svakodnevnih situacija.
Digitalni potpisi i elektronski certifikati rješavaju upravo ovaj problem u Wordu, Excelu, PowerPointu, PDF-u i drugim kancelarijskim aplikacijama. Oni vam omogućavaju da potpišete Word dokument direktno unutar samog programa, garantujući identitet potpisnika, integritet sadržaja i pružajući pravnu valjanost u mnogim kontekstima, sve dok koristite certifikate koje izdaje pouzdani autoritet.
Šta je digitalni potpis i za šta se koristi u Officeu?
Digitalni potpis je u suštini šifrirani elektronski pečat ugrađen u dokument ili poruku: Word datoteku, Excel tabelu, PowerPoint prezentaciju, e-poštu, makro itd. Ovaj pečat sadrži informacije koje omogućavaju provjeru ko ga je potpisao i da li je sadržaj izmijenjen nakon potpisivanja. Nadalje, omogućava sigurne digitalne potpise .
Kada digitalno potpišete Office dokument, vaš certifikat i pridruženi javni ključ su uključeni u njega . Koristeći ove informacije, program primaoca može provjeriti da li potpis dolazi iz vašeg privatnog ključa i da li datoteka nije mijenjana od potpisivanja. Ako neko promijeni i jedno slovo, potpis se poništava, a Office će vas odmah obavijestiti.
Važno je razlikovati vidljive i nevidljive potpise u Officeu. Vidljivi potpis se pojavljuje kao red za potpis ili slika (vaš skenirani potpis, pečat kompanije itd.), dok nevidljivi potpis nije vidljiv u samom dokumentu, ali Office označava datoteku kao potpisanu i prikazuje status potpisa na vrhu ili u prikazu informacija o datoteci.
I vidljivi i nevidljivi potpisi dijele istu kriptografsku sigurnost : jedina razlika je estetika i način na koji korisnik vidi ili interaguje s potpisom na ekranu, a ne nivo zaštite koji nude u odnosu na sadržaj.
Digitalni certifikat, javni ključ i entitet koji ga je izdao
Da biste kreirali važeći digitalni potpis, potreban vam je certifikat za digitalni potpis . Ovaj certifikat je vaš elektronski "ID": sadrži vaše identifikacijske podatke i javni ključ koji se koristi za provjeru vašeg potpisa. Bez certifikata, jednostavno lijepite sliku svog potpisa, ali ne postoji kriptografska garancija ničega.
Digitalne certifikate izdaju takozvana tijela za certifikaciju (CA) , koja djeluju kao vrsta javnog bilježnika u digitalnom svijetu. Ova tijela za certifikaciju (CA) provjeravaju vaš identitet, izdaju vam certifikat, potpisuju ga vlastitim ključevima, a također održavaju liste opozvanih certifikata kako bi naznačili koji su certifikati istekli ili su opozvani.
U praksi postoje dva glavna načina za dobijanje certifikata : korištenje komercijalnog ili službenog izdavatelja (uključujući Microsoftove partnere ili dobavljače poput DigiCerta koji isporučuju certifikat na fizičkom tokenu) ili korištenje certifikata izdanih interno od strane kompanije, organizacije ili institucije, što je vrlo uobičajeno u korporativnim i javnim administrativnim okruženjima.
Certifikati imaju ograničen period važenja, obično od jedne do tri godine , ovisno o vrsti i izdavatelju. Nakon isteka, moraju se obnoviti ili zamijeniti novim. Ako pokušate potpisati s isteklim certifikatom, sam Office i PDF čitači će označiti potpis kao nevažeći ili prikazati sigurnosna upozorenja.
U nekim slučajevima, moguće je generirati "samopotpisane" certifikate za testiranje ili vrlo specifične interne upotrebe, na primjer, direktno iz sistema ili preglednika. Ovi certifikati vam omogućavaju da sami testirate digitalni potpis, ali budući da ne dolaze od pouzdane treće strane, primaoci će vidjeti upozorenja da potpis nije podržan od strane priznatog tijela za izdavanje certifikata (CA).
Garancije koje pruža digitalni potpis u Officeu
Pravilno konfigurisan digitalni potpis u Wordu, Excelu ili PowerPointu nije samo "mali crtež" na dokumentu; on nudi nekoliko tehničkih i pravnih garancija koje su ključne kada su u pitanju novac, lični podaci ili odgovornosti.
Prva garancija je autentičnost : sistem može potvrditi da je potpisnik onaj za koga se predstavlja, jer samo ta osoba (ili organizacija) ima pristup privatnom ključu povezanom s certifikatom koji se koristi za potpisivanje. Primalac, nakon otvaranja datoteke, može provjeriti ovaj identitet i utvrditi da li je potpisnik pouzdan.
Drugi je integritet sadržaja . Prilikom potpisivanja, izračunava se kriptografski heš cijelog dokumenta i povezuje se s potpisom. Ako neko kasnije izmijeni datoteku - čak i za jedan razmak - kada je program otvori, ponovo izračunava heš, utvrđuje da se ne podudara i označava potpis kao nevažeći ili izmijenjeni. Integritet sadržaja je ključan u radnim procesima s makroima ili korporativnim predlošcima.
Treća garancija je neporicanje , što znači da potpisnik kasnije ne može poreći da je potpisao taj određeni dokument. Ako je korišten certifikat povezan s osobom ili organizacijom i privatni ključ nije kompromitovan, potpis služi kao dokaz njihove umiješanosti.
Konačno, mnogi digitalni potpisi povezani su s certifikacijom s vremenskim pečatom : kada se koristi server za vremensko žigosanje, potpis je povezan s određenim datumom i vremenom koje je izdao sigurni izvor vremena. To omogućava dokazivanje da je dokument postojao i da je potpisan u tom trenutku, čak i ako certifikat potpisnika ističe kasnije.
Zahtjevi koji se moraju ispuniti da bi se digitalni potpis smatrao važećim
Da bi se digitalni potpis u Officeu smatrao pouzdanim, sistem provjerava niz osnovnih uslova. Ako nešto pođe po zlu, korisnik će obično vidjeti žuto ili crveno upozorenje koje ukazuje na probleme s potpisom ili certifikatom.
Prvo, potpis mora biti kriptografski validan ; to jest, datoteka ne smije biti mijenjana od potpisivanja, a program mora biti u mogućnosti provjeriti potpis koristeći javni ključ certifikata. Ako je dokument izmijenjen, potpis se poništava i više se ne smatra važećim.
Također je bitno da je certifikat važeći . Ako je certifikat istekao ili se nalazi na listi opozvanih certifikata, potpis će biti prikazan s važnim upozorenjima, jer se ne može garantirati da potpisnik i dalje ima kontrolu nad tim identitetom.
Drugi zahtjev je da tim koji otvara dokument vjeruje uredniku ili potpisniku . U poslovnim okruženjima, mnoge organizacije označavaju certifikate određenih dobavljača ili internih odjela kao pouzdane, tako da se dokumenti koje su oni potpisali validiraju bez upozorenja.
Konačno, certifikat povezan s potpisom mora dolaziti od uglednog tijela za izdavanje certifikata ili infrastrukture javnih ključeva (PKI) koju sistem smatra pouzdanom. Ako je certifikat samopotpisan ili dolazi od nepoznatog CA, sistem ga i dalje može potpisati, ali će prikazati upozorenje da ne može provjeriti porijeklo s nezavisnom trećom stranom.
Potpisivanje i zaštita Microsoft Office dokumenata
Office vam omogućava potpisivanje Word dokumenata, Excel proračunskih tablica i PowerPoint prezentacija na dva glavna načina: vidljivim potpisom (linija za potpis s imenom, slikom ili pečatom) ili nevidljivim digitalnim potpisom koji ne mijenja izgled dokumenta, ali ga označava kao potpisanog i zaključava promjene.
Vidljivi potpis se obično koristi kada je važno da čitalac jasno vidi potpis na određenom mjestu na dokumentu, slično kao i rukom pisani potpis na papiru. Ovo je uobičajeno u ugovorima, budžetima, certifikatima ili zapisnicima gdje je bitno jasno identifikovati ko je dao odobrenje.
S druge strane, nevidljivi potpis je idealan kada želite zaštititi sadržaj bez promjene dizajna: izvještaje, korporativne predloške, predloške ugovora, prezentacije sa zatvorenim dizajnom itd. Office dodaje obavijest na vrhu koja označava da je dokument potpisan i da ga možete učiniti samo za čitanje.
U modernim verzijama sistema Microsoft 365 i Office, informacijama o potpisu se upravlja na kartici Datoteka, u odjeljku Informacije. Tamo ćete pronaći opcije kao što su Zaštiti dokument, Zaštiti radnu knjigu ili Zaštiti prezentaciju, koje omogućavaju pristup funkciji Dodaj digitalni potpis i upravljanje postojećim potpisima.
Kada je dokument digitalno potpisan , dugme Potpisi se obično pojavljuje na dnu prozora ili se panel za potpis pojavljuje sa strane. Odatle možete vidjeti ko ga je potpisao, kada, s kojim certifikatom i da li je potpis još uvijek važeći ili je na njega uticale neke naknadne promjene.
Kako dodati vidljivi potpis u Wordu i Excelu
Ako želite da vaš potpis izgleda kao na papirnom dokumentu , najlakši način je korištenje opcija programa Word i Excel. Na taj način, dokument prikazuje okvir u koji potpisnik može napisati svoje ime, umetnuti sliku potpisa ili potpisati digitalnom olovkom na ekranima osjetljivim na dodir.
Tipičan tijek rada je jednostavan : Prvo otvorite Word dokument ili Excel tabelu i postavite kursor tamo gdje želite da se pojavi linija za potpis. Na kartici Umetanje odaberite opciju Linija za potpis unutar grupe Tekst.
Time se otvara prozor s postavkama linije za potpis gdje možete odrediti ime potpisnika, titulu, adresu e-pošte i da li su komentari dozvoljeni prilikom potpisivanja. Također možete odlučiti želite li da se datum prikazuje pored potpisa.
Nakon što se umetne linija za potpis, autor ili primalac dokumenta može desnim klikom miša kliknuti na liniju i odabrati opciju Potpis. U tom trenutku, Word ili Excel nude nekoliko mogućnosti: kucanje imena, odabir slike rukom pisanog potpisa ili direktno crtanje ako uređaj to dozvoljava.
U ovom koraku također birate digitalni certifikat koji ćete koristiti za potpisivanje. Dijaloški okvir za potpisivanje prikazuje polja kao što su "Potpiši kao" i "Izdao", gdje možete provjeriti je li odabran ispravan certifikat. Ako nije, možete kliknuti na Promijeni da biste odabrali drugi certifikat instaliran na vašem računaru ili pregledati kako upravljati digitalnim certifikatima ako imate bilo kakvih pitanja.
Kako potpisati nevidljivim digitalnim potpisom u Wordu, Excelu i PowerPointu
Kada ne želite mijenjati dizajn dokumenta vidljivom linijom za potpis , možete koristiti takozvani nevidljivi digitalni potpis, koji se široko koristi u korporativnim predlošcima i prezentacijama gdje je estetika najvažnija.
U Wordu, Excelu i PowerPointu, postupak je sličan . Otvorite datoteku, idite na karticu Datoteka da biste ušli u prikaz Backstage i provjerite jeste li u odjeljku Informacije. Tamo ćete vidjeti dugme Zaštiti dokument, Zaštiti radnu knjigu ili Zaštiti prezentaciju, ovisno o vrsti datoteke.
U tom meniju odaberite opciju "Dodaj digitalni potpis ". Program će prikazati poruku u kojoj se objašnjava da će potpis biti dodan i da ga, nakon potpisivanja, svaka izmjena može učiniti nevažećim. Nakon prihvatanja, pojavit će se dijaloški okvir "Potpiši".
U tom prozoru možete odabrati vrstu obaveze (na primjer, "Pregledao/la sam ovaj dokument" ili "Ovlašćujem ovaj sadržaj"), napisati razlog potpisivanja i, ako imate više certifikata, odabrati onaj koji želite koristiti. Kada je sve spremno, jednostavno kliknite na Potpiši.
Nakon što je proces završen, datoteka se označava kao potpisana i, u mnogim konfiguracijama, postaje samo za čitanje kako bi se spriječile daljnje promjene. Korisnik će vidjeti obavještenje na vrhu koje označava da dokument ima važeće potpise i da može vidjeti detalje u panelu s potpisima.
Korištenje certifikata za potpisivanje dokumenata u Officeu i PDF-u
Pored standardnih ličnih certifikata , postoje i specifični certifikati za "potpisivanje dokumenata" koje izdaju provajderi poput DigiCerta, a koji se često isporučuju na fizičkom tokenu (na primjer, USB disku). Ovi certifikati su posebno dizajnirani za profesionalno potpisivanje dokumenata.
Proces je vrlo jednostavan : nakon što je narudžba završena, dobit ćete token s instaliranim certifikatom ili certifikatom spremnim za instalaciju. Zatim ga jednostavno povežete s računarom i, prilikom potpisivanja iz Worda, Adobe Readera, OpenOfficea ili LibreOfficea, odaberete taj certifikat u dijaloškom okviru.
Na primjer, u Adobe Readeru možete potpisivati dokumente bez plaćene verzije . Otvorite PDF, odaberite Više alata u bočnoj traci i odaberite Certifikati. Iznad dokumenta će se pojaviti alatna traka s opcijom za digitalno potpisivanje.
Klikom na tu opciju kursor se mijenja u križić, što vam omogućava da nacrtate područje gdje će se pojaviti vidljivi potpis. Zatim se otvara dijaloški okvir koji vam omogućava da odaberete certifikat potpisa. Prikazuje se pregled potpisa, a nakon prihvatanja i spremanja dokumenta, potpis se ugrađuje u PDF.
U OpenOfficeu i LibreOfficeu, proces je vrlo sličan . Otvorite dokument u Writeru, idite na Datoteka i odaberite Elektronski potpisi. Odatle kliknite na Potpiši dokument, odaberite certifikat i program registruje potpis, tako da će ga svaka naknadna izmjena automatski poništiti.
Rukom pisani potpisi kao slike i njihov odnos prema digitalnim potpisima
Uobičajena praksa je korištenje rukom pisanog potpisa kao slike u Wordu, Excelu ili čak Photoshopu. Iako ne nudi iste garancije kao digitalni potpis potkrijepljen certifikatom, može biti koristan u manje formalnim kontekstima ili da bi se dokumentu dao ličniji pečat.
Ideja je jednostavna: potpišete komad papira, skenirate ga ili fotografišete i sačuvate sliku u uobičajenom formatu kao što je JPG, PNG, GIF ili BMP. Zatim otvorite tu sliku u Wordu da biste je izrezali, ostavljajući samo potpis, i ponovo je sačuvate kao zasebnu datoteku da biste je ponovo koristili kad god želite.
Ako ste zabrinuti da pozadina fotografije neće odgovarati bijeloj boji dokumenta , možete retuširati sliku u programu poput Adobe Photoshopa. Podešavanjem krivulja boja možete uskladiti bijelu boju skeniranog papira s bijelom bojom dokumenta ili čak koristiti načine miješanja poput "Množenje" kako biste postigli da potpis izgleda kao da je zaista napisan na stranici.
Kada imate uglađenu sliku, jednostavno je umetnite u Word, Excel ili PowerPoint koristeći opciju Umetanje > Slike i postavite je na odgovarajuću lokaciju. Možete je kombinovati sa funkcijom linije za potpis u Officeu kako biste pored izgleda rukom pisanog teksta kreirali i formalni tok potpisa.
Međutim, sa pravnog i sigurnosnog stanovišta, jednostavna slika zalijepljena u datoteku se lako kopira i ponovo koristi. Zato mnoge kompanije i javna tijela ne smatraju da je to ekvivalent naprednom ili kvalifikovanom elektronskom potpisu zasnovanom na certifikatu ili elektronskoj ličnoj karti, posebno kada postoji značajna pravna odgovornost.
Potpisujte Office dokumente online pomoću usluga trećih strana
Ako ne želite da se bavite certifikatima instaliranim na vašem računaru ili koristite uređaj na kojem nemate administratorske privilegije, postoje web alati koji vam omogućavaju brzo potpisivanje Word, Excel, PowerPoint ili PDF dokumenata.
Jedan primjer su usluge poput Aspose-a , koje vam omogućavaju da otpremite Word datoteku u svoj preglednik i dodate potpis pomoću crteža, teksta ili slike. Možete prevući dokument na web stranicu, odabrati vrstu potpisa i prilagoditi boju ili stil prije nego što ga ugradite.
Nakon primjene potpisa, sistem vam omogućava preuzimanje potpisanog dokumenta ili generiranje linka za preuzimanje koji ostaje aktivan samo ograničeno vrijeme radi zaštite privatnosti, obično 24 sata. Ove usluge često podržavaju i druge formate: DOT, DOCM, ODT, DOTX, OTT i slične.
Još jedna popularna usluga je SignWell , koja nudi besplatnu verziju s ograničenim brojem potpisa mjesečno. Omogućava vam potpisivanje ne samo Office dokumenata i PDF-ova, već i slika, te se integrira s alatima poput Gmaila, Slacka, Dropboxa i drugih platformi za kolaborativni rad.
Velika prednost ovih servisa je njihova praktičnost : možete definirati svoj potpis jednom (crtanjem, kucanjem ili postavljanjem slike) i ponovo ga koristiti u različitim online dokumentima bez instaliranja ikakvih programa. Sistem vas vodi korak po korak i može upravljati potpisima drugih ljudi.
Glavni nedostatak je verifikacija identiteta . U mnogim slučajevima, ova rješenja nisu povezana s digitalnim certifikatom koji izdaje pouzdani autoritet, što znači da bi bilo ko mogao da se lažno predstavlja kao vaš potpis ako ima pristup vašem računu ili uređaju. Iz tog razloga, neke kompanije i vladine agencije ne prihvataju ovu vrstu potpisa za osjetljive transakcije.
Potpišite PDF i konvertujte ga nazad u Office formate
Druga uobičajena strategija je rad direktno u PDF formatu . Mnogi alati, kao što je Adobe Acrobat (uključujući besplatne verzije s nekim funkcijama) ili napredni PDF preglednici, nude opciju Popuni i potpiši koja znatno pojednostavljuje proces.
Uobičajeni proces uključuje prvo izvoz Word, Excel ili PowerPoint dokumenta u PDF , bilo spremanjem kao PDF ili korištenjem opcije ispisa u PDF drajveru. Zatim otvorite tu datoteku u odabranom pregledniku i pristupite funkciji potpisa.
U odjeljku Popuni i potpiši možete birati između kucanja imena (program će generirati tipografski potpis), crtanja potpisa mišem, olovkom ili prstom ili otpremanja slike koja sadrži vaš skenirani potpis. Zatim jednostavno kliknite gdje je želite umetnuti i prilagodite veličinu.
Nakon što je PDF potpisan, uobičajena praksa je da se sačuva kakav jeste i koristi direktno kao konačna verzija. Ako iz bilo kojeg razloga trebate da ga konvertujete nazad u Word, Excel ili PowerPoint format, možete koristiti online alate poput ILovePDF-a ili drugih web stranica za konverziju da biste generisali datoteku koju možete uređivati iz PDF-a.
Međutim, treba napomenuti da se prilikom povratnog pretvaranja mogu izgubiti neka od originalnih svojstava formatiranja ili sigurnosti, a sam digitalni potpis će biti povezan s PDF-om, a ne s rezultirajućim Office dokumentom, tako da se neće smatrati istim tehničkim potpisom.
Kako ukloniti digitalne potpise u Wordu, Excelu i PowerPointu
Ponekad možete koristiti pogrešan certifikat , greškom potpisati nacrt ili morati ponovo napraviti dokument koji je već potpisan. U tim slučajevima moguće je ukloniti digitalni potpis, bez obzira na to je li vidljiv ili nevidljiv, iako će to utjecati na valjanost datoteke.
Ako je potpis vidljiv iznad linije za potpis u Wordu ili Excelu, jednostavno otvorite dokument, kliknite desnim tasterom miša na liniju za potpis i izaberite opciju Ukloni potpis. Program će prikazati poruku potvrde i ako prihvatite, potpis će biti uklonjen iz datoteke.
Kada govorimo o nevidljivim digitalnim potpisima , postupak uključuje odlazak na karticu Datoteka. Otvorite dokument, proračunsku tablicu ili prezentaciju, idite na Datoteka > Informacije i kliknite na Prikaži potpise. Ovo otvara panel s potpisima gdje su navedeni svi primijenjeni potpisi.
U tom panelu ćete vidjeti strelicu pored svakog potpisa . Klikom na nju otkrit će se opcija "Ukloni potpis". Program će zatim tražiti potvrdu; nakon potvrde, potpis će nestati i dokument će se vratiti u nepotpisano stanje, što će omogućiti neograničene izmjene.
Važno je razumjeti da uklanjanje potpisa ima pravne posljedice u određenim kontekstima, jer dokument više nije potkrijepljen tim dokazom o integritetu i autentičnosti. Ako je datoteka korištena kao dokaz ili ima ugovornu vrijednost, preporučljivo je zadržati i originalnu potpisanu verziju.
Pravna valjanost različitih oblika potpisa
Glavno osnovno pitanje kada govorimo o digitalnim potpisima je njihova pravna valjanost. Nije isto zalijepiti skenirani potpis u Photoshopu i koristiti kvalificirani certifikat izdat od strane priznatog autoriteta ili elektronsku ličnu kartu u Španiji.
Potpisi zasnovani na digitalnim certifikatima ili elektronskim identifikacionim karticama se generalno smatraju naprednim ili čak kvalifikovanim elektronskim potpisima, u zavisnosti od vrste certifikata i uređaja koji se koristi za pohranjivanje ključa. Ovi potpisi imaju snažnu pravnu osnovu i, u mnogim postupcima, uporedivi su sa tradicionalnim rukom pisanim potpisom.
Nasuprot tome, skenirani ili digitalno nacrtani potpis ima mnogo ograničeniju dokaznu vrijednost. Relativno ga je lako kopirati i zalijepiti u drugi dokument, a u slučaju sudskog spora teže je dokazati da nije izmijenjen. U Španiji, na primjer, prihvata se kao posredni dokaz, ali nema istu težinu kao napredni elektronski potpis potkrijepljen važećim certifikatom.
Digitalni potpisi dobijeni putem nekih općih online usluga obično se nalaze negdje između. U mnogim svakodnevnim situacijama, oni mogu biti dovoljni, posebno kada strane vjeruju jedna drugoj i rizik je nizak. Međutim, za službene procedure, finansijske transakcije ili važne ugovore često su potrebni digitalni certifikat, elektronska lična karta (DNIe) ili rješenja koja priznaje eIDAS uredba.
Konačno, prilikom odabira načina potpisivanja Office dokumenta, važno je uzeti u obzir nivo sigurnosti i pravne valjanosti koji vam je potreban: za internu upotrebu ili dokumente niske odgovornosti, jednostavna rješenja mogu biti dovoljna, dok je za važne ugovore, tendere ili službenu komunikaciju preporučljivo koristiti pouzdane certifikate i integrirati digitalni potpis u Word, Excel, PowerPoint ili PDF na potpuno sljediv način.
Savladavanje različitih načina potpisivanja i zaštite Office dokumenata digitalnim certifikatima omogućava vam da definitivno napustite štampač i skener, radite efikasnije i, prije svega, osigurate da ono što šaljete i primate zadrži svoju autentičnost i integritet, uz nivo garancije prilagođen svakoj vrsti postupka i bez žrtvovanja dobrog korisničkog iskustva.
