Štampanje iz Excela (ili Google Sheets) može biti malo mučno ako ne postavite parametre ispravno: tabela se iznenada odreže, tekst postane sitan ili dobijete prazne stranice. Pomoću ovog vodiča naučit ćete kako konfigurirati margine, orijentacija, skaliranje, područja za ispis i pregled tako da vaši dokumenti ispadnu savršeno već prvi put, bez obzira želite li da sve stane na jednu A4 stranicu ili na nekoliko dobro organiziranih stranica.
Pored osnova, pogledat ćemo kako definirati i povećati područje ispisa, kako ponavljati naslove, kako prepoznati i pomicati prijelome stranica i kako izbjeći klasične greške poput praznih stranica ili nevidljivih podataka za posebne formate. Također ćete naučiti kako pravilno pretvoriti u PDF i šta učiniti ako radite s web verzijom Excela ili ako vam je potrebna vanjska pomoć ili profesionalne usluge ispisa.
Unaprijed postavljeno: Ostavlja stranicu spremnom za ispis
Prije štampanja, dobra je ideja pripremiti stranicu tako da sve stane. Provjerite margine u Izgled stranice > Postavljanje stranice > Margine i odaberite između Normalne, Uske ili definirajte prilagođenu marginu ako vam je potrebno više prostora oko grafike. Ovaj pregled će spriječiti iznenađenja i održati vašu stranicu čistom. ravnoteža između čitljivosti i iskorištenosti papira.
Orijentacija je ključna: Vertikalna za uske liste i tabele, Horizontalna za široke izvještaje ili tabele sa mnogo kolona. Promijenite orijentaciju u Izgled stranice > Podešavanje stranice > Orijentacija; ako to uradite na vrijeme, izbjegnete potrebu za forsiranjem. agresivno skaliranje koje tekst čini premalim.
Skaliranje je ključno kada želite da sve stane: u Izgledu stranice možete postaviti Prilagodi na 1 stranicu širine i 1 stranicu visine (ili 1 širine i automatske visine). Korištenje 1x1 stišće list na jednu stranicu; to je praktično, ali ako je vaš sadržaj vrlo velik, pregled će vas odati ako Razmjera pada na smiješne postotke koji ugrožavaju čitljivost.
Uključite ili isključite elemente lista po potrebi. Mrežne linije olakšavaju čitanje ispisa; možete ih odabrati ili poništiti odabir u Izgled stranice > Opcije lista > Mrežne linije (Ispis). U formalnim dokumentima možda ćete preferirati čistiji dizajn, ali za guste tabele, mrežne linije pomoći će vam da pratite informacije bez da se izgubite.
Područja ispisa: definirajte, uvećajte i obrišite bez muke
Ako obično štampate isti dio lista, definirajte područje ispisa: odaberite raspon i idite na Izgled stranice > Područje ispisa > Postavi područje ispisa. Svaki put kada ispisujete taj list, Excel će koristiti taj raspon kao referencu, a kada sačuvate radnu knjigu, ona će također biti sačuvana. to područje kao dio konfiguracije datoteke.
List može imati više područja za ispis; u tom slučaju, Excel ih ispisuje kao odvojene stranice. Ovo je odlično ako imate više odvojenih tabela, jer vam omogućava da kontrolišite šta se pojavljuje na svakoj stranici bez promjene redoslijeda lista niti kopirati podatke na drugu karticu.
Da biste proširili postojeće područje, odaberite susjedne ćelije i koristite Izgled stranice > Područje ispisa > Dodaj u područje ispisa. Ako ono što dodate nije susjedno, Excel će kreirati zasebno područje za taj blok, tako da ćete na kraju dobiti više područja koja će se odštampati na odvojenim stranicama.
Ako želite ponovo odštampati cijelu stranicu, obrišite postavke: Izgled stranice > Područje ispisa > Obriši područje ispisa. Ovaj korak je koristan kada promijenite projekte i želite ponovo pokrenuti ispis cijele stranice, izbjegavajući Ručno pratite stare raspone koji vam više nisu potrebni.
Pregled i prelomi stranica: tačno kontrolišite šta se pojavljuje i gdje
Pregled ispisa (Datoteka > Ispis) je vaš najbolji prijatelj: vidjet ćete tačno kako će dokument izgledati i možete prilagoditi skalu, orijentaciju, margine i odabir listova bez zatvaranja prozora. Ova završna provjera sprječava rasipanje i omogućava vam da potvrdite da zaglavlja, podnožja, margine i brojevi stranica su one koje želite.
Za hiruršku provjeru koristite Prikaz > Pregled prijeloma stranice. Vidjet ćete plave linije koje ograničavaju stranice; možete ih povući da biste prilagodili gdje se prekidaju. Lako je smjestiti tabelu na jednu širinu stranice povlačenjem vertikalne linije, a zatim podešavanjem skale na fino podešavanje visine bez žrtvovanja čitljivosti.
Ako se vaša tabela proteže na više stranica, ponovite zaglavlje na svakoj od njih: Izgled stranice > Podešavanje stranice > List > Ispis naslova i pod "Ponovi redove na vrhu" odaberite red zaglavlja. Ovo je profesionalni detalj koji olakšava čitanje dugih izvještaja i uvijek ih drži na vidiku. nazivi kolona na svim stranicama.
Ne zaboravite Zaglavlje i podnožjeIz Postavke stranice možete dodati brojeve stranica, datume, nazive datoteka ili logotip. U dugim izvještajima, ovo pruža kontekst i redoslijed te čini odštampani dokument vizualno privlačnijim. pažljivija i dosljednija prezentacija.
Brzi savjet: Ako ne želite ručno unositi prelome, u Ctrl+P (prikaz za ispis) možete odabrati opciju Prilagodi sve kolone na jednu stranicu ili Prilagodi list na jednu stranicu. Ova opcija je idealna za brzi ispis, iako je dobra ideja provjeriti da se postotak skaliranja ne mijenja. tekst je donekle nečitljiv.
Ispis aktivnih listova, odabranog dijela ili cijele radne knjige
Ako želite samo list na kojem se trenutno nalazite, koristite Datoteka > Štampaj i odaberite "Štampaj aktivne listove" u okviru Postavke. Ovo će poštovati postavke tog lista (područje, margine, naslovi) i izbjeći njegovo slanje na štampač. trepavice koje vam trenutno ne trebaju.
Da biste odštampali samo dio, odaberite raspon, idite na Datoteka > Štampaj i odaberite "Odabir za štampanje". Ovo je savršeno za štampanje određene tabele sa velikog lista papira; ako se ovo ponavlja, razmislite o definisanju područja za štampanje za nju. uštedite si korake u budućnosti.
Više listova odjednom? Odaberite ih. Za susjedne listove pritisnite karticu prvog lista, zatim Shift i posljednji; za listove koji nisu susjedni, koristite Ctrl i kliknite na svaku karticu. Također možete desnim klikom miša kliknuti na karticu i odabrati "Odaberi sve listove" ako želite ispisati cijelu radnu knjigu. Kada otvorite Datoteka > Ispis, vidjet ćete da će Excel tretirati sve te kartice kao aktivan i spreman za štampanje.
Sigurna prečica: Ctrl+P uvijek otvara pregled. Odatle možete podesiti skalu, orijentaciju i margine za odabranu grupu, odmah provjeravajući pregled. kako se rezultat mijenja sa svakim prilagođavanjem.
| Metoda | Šta se štampa | Kada ga koristiti | Ključne točke |
|---|---|---|---|
| Aktivni listovi | Odabrana kartica ili kartice | Kada radite s jednim ili više određenih listova | Provjerite jeste li odabrali sve potrebne kartice prije slanja |
| Izbor | Samo označeni raspon | Za određenu tabelu ili blok | Idealno za izbjegavanje buke; definira područje ako se ponavlja često |
| Cijela knjiga | Sve kartice | Potrebna vam je potpuna kopija | Provjerite pregled; može potrošiti puno papira i tinte. ako ne filtrirate |
| Prostor za ispis | Utvrđeni raspon(i) | Ponavljajući izvještaji iz istog područja | Sačuvano sa datotekom; obrisati ili proširiti kada se promijeni potreba |
Kako izbjeći rezove, sitan tekst i druge probleme
Ako skaliranje previše padne prilikom forsiranja jedne stranice, pokušajte promijeniti orijentaciju na pejzažnu, smanjiti margine ili pretpostaviti dvije stranice s ponovljenim zaglavljima; ponekad je dijeljenje informacija ili korištenje veće veličine papira (ako vaš štampač to podržava) ono što garantuje ugodno i profesionalno čitanje.
Ako radite sa širokim tabelama, razmislite o rotiranju zaglavlja kolona, sažimanju širine kolona ili korištenju konciznijih formata; često nekoliko dizajnerskih promjena uštedi više prostora nego sažimanje svega skaliranjem, a istovremeno zadrži istu veličinu. razumne veličine fonta.
Štampane mreže pomažu kod gustih brojeva, ali u prezentacijskim dokumentima ih možete isključiti za čistiji izgled; također možete prilagoditi poravnanja i uvlačenja kako biste istaknuli sadržaj. usklađeno i lako za praćenje.
Prije nego što počnete s masovnim ispisom, pokrenite probnu stranicu iz prozora za pregled. Brzo ćete otkriti da li nedostaje kolona, da li postoji osiroćeni red na sljedećoj stranici ili da li grafika viri tamo gdje ne bi trebala, što će vam uštedjeti vrijeme. reprintovi i tinta.
Neočekivane prazne stranice: uzroci i kako ih riješiti
Ako vidite potpuno prazne stranice, obično postoji krivac. Uobičajeni razlozi uključuju ćelije formatirane da budu "nevidljive" (bijeli font, nule prikazane kao prazne ili prilagođeni format), greške konfigurisane za ispis kao prazne, pogrešno postavljene crteže ili skrivene kolone s ručnim prijelomima stranica koji pomjeraju ćelije udesno. sadržaj izvan očekivanog područja.
Provjeri prilagođeni formati: ćelija tipa ;;; skriva svoj sadržaj na ekranu i u štampanom obliku. Tipičan primjer: kucanje "Test" u M85, primjena ;;; i pogledajte kako se prilikom ispisa pojavljuje niz praznih stranica koji uključuje tu ćeliju i međućelijske; ovaj format je koristan za skrivanje podataka, ali može prenesite izlaz na papir.
Još jedna uobičajena zamka: greške poput =1/0Ako odaberete "(prazno)" u Postavljanje stranice > List > Greška ćelije, Excel će ispisati prazan izlaz tamo gdje se greška pojavi, što će rezultirati praznim stranicama. Razmislite o promjeni opcije greške na "—" ili "#N/A" vidljivo ili ispravite izračun tako da se greška ne ispisuje. naizgled prazna područja.
Pomjereni objekti crteža (oblici, linije, slike), čak i oni sitni ili bijeli, mogu zauzeti udaljena područja i povećati raspon ispisa. Pregledajte panel za odabir, izbrišite ili premjestite sve što nije potrebno i provjerite da nema objekata u panelu za odabir. izgubljene oznake izvan radnog područja.
Ako problem i dalje postoji, u Datoteka > Ispis ograničite raspon stranica na one koje zapravo sadrže podatke dok vršite dijagnostiku. Zatim provjerite Prikaz > Pregled prijeloma stranice i povucite granice kako biste potvrdili da Excel ne vrši pretjerano emitiranje zbog ručnog prijeloma ili skrivene kolone. što pomiče efektivnu površinu.
Iz Excela u PDF: Siguran način
Ako ćete dokument poslati e-poštom ili u kopirnicu, bolje je pretvoriti ga u PDFU Excelu prvo podesite stranicu (margine, orijentaciju, skalu, područja ispisa, ponavljajuće naslove), a zatim koristite opciju Spremi kao/Izvezi u PDF. Na taj način, nakon što sve podesite, osigurat ćete da PDF poštuje tačno ono što ste vidjeli u najavi.
U Google tablicama je to još jednostavnije: Datoteka > Preuzmi > PDF. Ovo će otvoriti postavku vrlo sličnu postavci ispisa, gdje možete postaviti skalu, margine, orijentaciju i raspon izvoza (list, radna knjiga, odabrano područje). Pregledajte pregled prije preuzimanja kako biste potvrdili da je rezultirajući PDF ne reže podatke niti dodaje prazne stranice.
Dodatni savjeti, pomoć i usluge
Ako štampate u velikim količinama ili vam je potreban vrhunski kvalitet, online usluge kopiranja poput Webcartucho-a olakšavaju proces: prenesite PDF, odaberite završne obrade i oni će vam ga poslati na kućnu adresu. Osim toga, ako štampate kod kuće, možete koristiti kompatibilni potrošni materijal kako biste smanjili troškove bez žrtvovanja kvaliteta. Odabir dobrog papira čini primjetnu razliku u grafici i kancelarijske prezentacije.
Tražite softver? Postoje prodavnice licenciranja poput Keysfana koje nude promocije za aktivaciju Windowsa, Officea i drugih bitnih programa po povoljnoj cijeni. Ako puno radite s Excelom, posjedovanje legitimne licence osigurava ažuriranja i pune funkcije ispisa s računara, što se prevodi u manje iznenađenja prilikom numeriranja i izvoza.
Ako se zaglavite ili ne možete štampati, obratite se zajednici: Excel Tech zajednica i specijalizirani forumi prikupljaju rješenja i trikove od naprednih korisnika i stručnjaka, što je dobar spas kada vam je potrebno da se izvučete iz teške situacije. bez gubljenja sati testiranja.
Štampanje iz Excela (i Sheets-a) više nije lutrija, već kontrolirani proces: pripremite stranicu, koristite područja za štampanje, savladajte pregled i prekide, ponavljajte naslove kada je to prikladno i pratite razmjer. Na taj način izbjegavate prazne stranice, neočekivane prekide i nečitke rezultate, što rezultira dokumentima koji se čitaju na prvi pogled. Izgledaju kao da ih je napravio profesionalac.
