Microsoft 365 program za tabelarne proračune, nadmašiti, poznato je po svojoj velikoj korisnosti pri obavljanju svih vrsta računovodstvenih i finansijskih poslova. Međutim, ima i neke mnogo manje poznate funkcije koje mogu biti od velike pomoći u određenim situacijama. U ovom postu, bez da idemo dalje, kažemo vam kako slati e-poštu direktno iz Excela.
Najočigledniji slučaj je kada se pojavi potreba za komunikacijom ili dijeljenjem podataka iz tabele na kojoj radimo. Postoji vrlo zgodan način da to učinite bez napuštanja aplikacije.
Prednosti slanja e-pošte iz Excel-a
Kombinacija prednosti Excela sa prednostima Outlooka daje nam vrlo zanimljiv rezultat: mogućnost podijeliti ogromnu količinu informacija (podaci, proračuni, grafikoni, statistika, dokumenti, itd.) putem e-pošte. Među njegovim prednostima možemo izdvojiti sljedeće:
- Brzo, pošto su serveri oba servisa sinhronizovani.
- bezbjednost. Excel čuva kopiju podataka uključenih u e-poruku. Sa druge strane, Outlook takođe pokreće rezervnu kopiju.
- Kompatibilnost: Moguće je slanje e-pošte putem Gmaila i Hotmaila.
Prethodni korak: sinhronizacija
Ova mogućnost će biti dostupna sve dok su vaše postavke za Microsoft Office pravilno sinhronizovane sa Outlookom kao podrazumevanom adresom e-pošte. Ako je tako, moći ćemo poslati bilo koju vrstu dokumenta kao priloge e-pošte. U slučaju da ova sinhronizacija nije konfigurisana, moramo to učiniti. Samo trebate slijediti nekoliko jednostavnih koraka:
- Prvo, Otvaramo Outlook.
- Onda hoćemo "Records".
- Kliknemo "Opcije" a onda ćemo "General".
- U opcijama pokretanja, aktiviramo karticu Outlook kao unapred definisani program za e-poštu, kontakte, kalendare itd.
- Na kraju, kliknemo na Da prihvatim.
Nakon što je prethodni korak sinhronizacije završen, prelazimo na detaljno objašnjenje šta treba učiniti da biste poslali e-poštu iz Excela.
Šaljite e-poštu iz Excel-a
Da bismo koristili Excel uslužni program za direktno slanje e-pošte, imamo dvije opcije: sa ili bez makroa. U ovom trenutku vrijedi objasniti da niz naredbi sadržanih u Excel dokumentu nazivamo makroom. Objašnjavamo kako postupiti u svakom od ova dva slučaja:
Nema makroa
Ovo je sljedeća metoda podrazumevano podrazumevano u Outlooku. Aplikacija je odgovorna za generiranje kopije Excel datoteke ili dokumenta i slanje je primatelju kojeg je korisnik naveo. U tom slučaju, datoteka se šalje u PDF formatu. Evo šta treba da uradimo:
- Prvo idemo u Excel i na gornjoj traci biramo "Zapisi".
- Zatim kliknemo na «Podijeli email».
- Zatim označavamo opciju od poslati podatke kao priloge i dajemo "Pošalji".
sa makroima
Ova mogućnost zahteva da koristimo programski jezik VBA (Visual Basic za aplikacije), što Microsoft obično koristi za proširenje funkcija svojih programa. Da biste poslali e-poštu iz Excel-a i sa makroima, morate ispravno sačuvati datoteku. Da bismo to učinili, slijedit ćemo ove korake:
- Prva stvar koju treba uraditi jeste spremite tabelu u Files kao a Excel radna sveska sa omogućenim makroima (kao dijaloški okvir i odabir fascikle sa prepoznatljivim imenom).
- Zatim morate otvoriti Excel radnu knjigu sinhroniziranu s makroima.
- Pritisnemo F11 kako bi se omogućilo Microsoft Visual Basic.
- Automatski, a kod kojoj možemo pristupiti klikom dvaput ThisWorkBook. Zatim zalijepimo kod u novi prozor koji se otvori.
- Zatim zamjenjujemo e-poštu sa adresa primaoca na mreži.
- Da završimo, zatvaramo Microsoft Visual Basic i kliknemo na "Pošalji".
Opcija "sa makroima" je ona koju moramo izabrati da izvršimo masovne pošiljke. U ovom konkretnom slučaju, ono što trebate učiniti je kreirati VBA makro i programirati (konfigurirati) kod za automatizaciju masovnog slanja e-pošte.